Опять ТК меняется – уже становится лейтмотивом в жизни бизнеса. Очень много вопросов нужно регламентировать: как принять работника, что делать с дистанционщиками, как защитить персональные данные и себя от претензий. Это и много другое можно прописать в едином документе, регламентирующим дистанционную работу в организации. О том, каким должен быть этот документ и какие положения в нем лучше отразить, читайте в этой статье.
На работников, выполняющих дистанционную работу (далее - дистанционные работники), распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных гл. 25-1 ТК (ч. 2 ст. 307-1 ТК-2023).
Определение
Дистанционная работа – работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно-коммуникационных технологий (ч. 1 ст. 307-1 ТК).
Особенностью дистанционной работы является возможность использования электронного документооборота (далее - ЭДО) при взаимодействии дистанционного работника и нанимателя. При этом вступающая в силу с 01.01.2024 норма ст. 29-1 ТК-2024 определяет случаи, когда ЭДО будет неприменим.
Напомним, что следует различать электронный документ (ЭД) и документ в электронном виде (ДЭВ).
Электронный документ - это ДЭВ, подписанный электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).
К содержанию трудового договора с дистанционным работником предъявляются общие требования, содержащиеся в ст. 19 ТК, и особые, содержащиеся в гл. 25-1 ТК, а в случае заключения контракта добавляется необходимость соблюдения требований гл. 18-1 ТК.
Так, в трудовой договор с дистанционным работником включаются:
1) указание на то, что работа является дистанционной;
2) условия обмена между нанимателем и дистанционным работником ЭД или сообщениями в электронном виде (в том числе СМС, файлами и записями), содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения работника, уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора;
3) срок, в течение которого направляется подтверждение получения ЭД от другой стороны при осуществлении взаимодействия дистанционного работника с нанимателем путем обмена ЭД (если данный процесс не автоматизирован);
4) обязанность дистанционного работника использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем[i];
5) порядок и сроки обеспечения дистанционного работника необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами[ii];
6) обязанность нанимателя ознакомить дистанционного работника с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем[iii];
7) размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
8) размер, порядок и сроки возмещения дистанционному работнику иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов, в том числе перечень таких расходов[iv];
9) порядок и сроки представления дистанционным работником отчетов о выполненной работе;
10) способы и периодичность рабочих контактов дистанционного работника с нанимателем;
11) режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника[v];
12) порядок организации учета рабочего времени и времени отдыха;
13) необходимость соблюдения режима рабочего времени, в том числе регламентированных перерывов при работе с ПЭВМ;
14) порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска и иных видов отпусков;
15) обязанность нанимателя осуществлять обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством;
16) обязанность нанимателя обеспечивать расследование и учет несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, разработку и реализацию мер по их профилактике и предупреждению;
17) обязанность нанимателя обеспечивать установленный трудовым договором режим труда и отдыха (как минимум в части предоставления трудовых и социальных отпусков);
18) обязанность нанимателя осуществлять контроль за соблюдением законодательства об охране труда работниками[vi].
Законодательство не дает прямого ответа на вопрос, можно ли в договоре предусмотреть отсылку к ЛПА, в котором будут прописаны условия обмена документами между нанимателем и работником, условия о способах и периодичности рабочих контактов, а также режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника.
Полагаем, что это возможно по аналогии с применением ПВТР. Например, если все работники организации работают по одному и тому же режиму рабочего времени, то в трудовом договоре допускается указать "в соответствии с ПВТР". Следовательно, если в организации все работники работают дистанционно, это возможно.
Возможно также установление фиксированных временных интервалов, в течение которых дистанционный работник обязан выходить на связь с нанимателем в заключаемом трудовом договоре.
Вышеперечисленные условия в ЛПА можно прописать следующим образом.
- Условия обмена документами между нанимателем и дистанционным работником.
✅ Через электронную почту:
"Стороны обязуются использовать электронную почту (info@email.by - со стороны Нанимателя и rabotnik@email.by - со стороны Работника) для обмена электронными документами, содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы, заявления и объяснения Работника, уведомления, приказы и иные документы Нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора".
✅ Через хранилище файлов или аттестованных EDI-провайдеров.
✅ Путем загрузки-выгрузки в CRM-систему.
Пример
После согласования срока и периодичности предоставления отпуска проекты заявления и приказа об отпуске формируются в сервисе "А". Специалист кадровой службы загружает указанные документы в сервис "В", где осуществляется их подписание при помощи ЭЦП и дальнейшее хранение. Специалист кадровой службы для целей оперативного учета загружает в сервис "А" подписанные ЭЦП документы в формате PDF.
✅ Через сервер организации.
Пример
В организации графики отпусков формируются в виде ДЭВ, создание и хранение которых организовано в электронном виде в соответствии с п. 30 Перечня ДЭВ.
Графики отпусков формируются при помощи системы "А" на основании информации, полученной от работников, в порядке и сроки, которые установлены настоящей Инструкцией и ПВТР.
После формирования и подписания графики отпусков размещаются в доступном для обозрения работниками месте на сервере организации: Диск D/ЛПА/Графики... в электронном виде, печатная копия в папке "Рабочие документы" на рабочем столе в приемной и в бухгалтерии оригинал.
Важно!
После 01.01.2024 через ЭДО можно будет подписывать только дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с дистанционным работником (ч. 1 ст. 307-2 ТК). Дополнительные соглашения об изменении иных условий должны быть на бумажном носителе[vii]. То есть они могут быть сформированы с использованием средств автоматизации "в один клик". Но дальше должны быть распечатаны и подписаны собственноручно.
- Условия о способах и периодичности рабочих контактов.
В данном вопросе все тоже очень индивидуально.
✅ Способы и периодичность контактов можно определить, например, вот так:
"6.1. Для целей оперативной связи Сторонами используются звонки, СМС, а также сообщения посредством Viber, Telegram и др.
6.2. Работник каждый рабочий день обязуется:
до начала работы подтвердить Нанимателю получение задания либо сообщить о продолжении выполнения предыдущего задания;
по окончании работы уведомить Нанимателя о выполненной в течение рабочего дня работе.
6.3. Необходимость присутствия Работника в месте нахождения Нанимателя определяется Нанимателем. Наниматель обязан не позднее чем за три рабочих дня уведомить Работника о месте (включая указание помещения) и времени, к которому Работник должен прибыть. При этом Наниматель обязан обеспечить Работника транспортом либо компенсировать ему стоимость проезда к месту нахождения Нанимателя".
Важно!
С учетом требований по защите персональных данных (ПД) использование личных телефонов и мессенджеров не самый лучший способ организации труда работников.
✅ Рекомендуем использовать следующий вариант:
"Сбор ПД работников осуществляется лицом, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. ПД работников Компания получает от самих субъектов ПД. ПД работников обрабатываются в Компании с использованием средств автоматизации в информационных системах персональных данных, а также без использования средств автоматизации:
в унифицированных формах, установленных в соответствии с законодательством Республики Беларусь и в целях их реализации;
документах, формы которых не утверждены.
При этом лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, является ответственным за обособление ПД от иной информации в таких документах (отдельные материальные носители ПД, специальные разделы или поля форм и бланков)".
Как видно из примера, эта формулировка чаще всего применяется в Положении о работе с ПД.
- Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК-2023).
Необходимость установления нанимателем режима рабочего времени и времени отдыха дистанционному работнику определяется исходя из его трудовой функции, предусмотренной трудовым договором (в частности, если работник обязан осуществлять прием заявок от покупателей в строго регламентированное время). Если же необходимость исполнения обязанностей в определенном режиме отсутствует, дистанционный работник по своему усмотрению распределяет рабочее время и время отдыха.
Полагаем, что с практической точки зрения не всегда возможно установление единых временных интервалов для всех дистанционных работников. В сфере IT, например, все зависит от специфики организации. Абсолютное большинство условий труда зависит от того, кто заказчик и какие условия по коммуникации он предъявляет. Так, один и тот же работник может два дня в неделю работать с резидентом Республики Беларусь (с 09:00 до 18:00), два дня - с резидентом США и 1 день - Китая. С учетом разницы в часовых поясах режим работы будет отличаться.
К слову, среди перечня условий, которые должны быть отражены в трудовом договоре с дистанционным работником, следует отметить (ч. 3 ст. 307-2 ТК):
- порядок обеспечения необходимыми для исполнения работником трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т.д. (далее - техоснащение), если стороны договорились, что их предоставляет наниматель;
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащего ему либо арендованного им техоснащения - если стороны согласовали такую компенсацию за использование работником своего (арендованного) имущества.
Полагаем, что и в этом случае унифицировать будет непросто, но возможно.
По необходимости наниматель может конкретизировать нюансы дистанционной работы в отдельном ЛПА. Например, в Положении о дистанционной работе (далее – Положение о дистанционной работе). Это его право, а не обязанность. Однако это не единственный ЛПА, который может быть использован нанимателем для указанной цели. Это также могут быть ПВТР, Инструкция по делопроизводству, ЛПА, регулирующий вопросы работы с ПД.
В Положение о дистанционной работе рекомендуется включить:
1) цели и задачи, для достижения и решения которых оно разрабатывается;
2) глоссарий;
3) порядок приема, перехода на дистанционную работу и увольнения с нее;
4) порядок предоставления оборудования и программного обеспечения;
5) порядок выплаты компенсации за использование личного оборудования в служебных целях;
6) лиц, ответственных за доступ сотрудников к программному обеспечению;
7) регулирование вопроса защиты информации;
8) способ организации учета рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника;
9) порядок взаимодействия дистанционных работников друг с другом, руководителем и другими работниками и установить:
срок, в течение которого надо ответить на входящее сообщение;
время для ежедневных онлайн-встреч (при необходимости);
период времени, в течение которого работник должен быть доступен для взаимодействия по мобильной связи.
Напоминаем, что и после 01.01.2024 дистанционных работников можно ознакомить с документом не традиционным способом, а путем обмена ЭД или направления текста ЛПА в ДЭВ.
Сейчас если Положение о дистанционной работе высылается работнику по электронной почте (с ЭЦП или без), в течение двух рабочих дней следует направить и его копию на бумаге заказным письмом с уведомлением о вручении.
С 01.01.2024 необходимость направления Положения на бумажном носителе будет определяться по соглашению сторон (ст. 307-1 ТК).
Обратите внимание!
Переход на дистанционную работу возможен в том числе в процессе работы у нанимателя. Исходя из требований ТК и условий дистанционной работы такой переход должен предусматривать обязательное внесение изменений (дополнений) в трудовой договор. С 01.01.2024 такой переход будет являться изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32 ТК).
[i] если таковые предоставляются или рекомендуются нанимателем
[ii] если трудовой договор содержит условие, указанное в п. 4
[iii] если трудовой договор содержит условие, указанное в п. 4
[iv] например, расходов, связанных с получением работником ЭЦП, почтовых расходов, расходов на электроэнергию, на покупку средств защиты информации и др.
[v] поскольку он отличается от общеустановленного у нанимателя; устанавливается по согласованию работника с нанимателем, либо указывается, что определяется работником самостоятельно
[vi] например, в случае присутствия дистанционного работника на производстве по поручению нанимателя
[vii] По этому вопросу пока Минтруда свою позицию не высказывала.
