Готовы перейти на электронный документооборот? Для вас готов оптимальный алгоритм действий для успешного перехода на ЭДО. Узнайте, как эффективно организовать процесс, минимизировать риски и упростить вашу работу с документами.
Деятельность организации предполагает постоянную работу с документацией. В бумажном делопроизводстве основная проблема это постоянные распечатки, перепечатки и долгие согласования документов, отправку их почтой или курьером, ожидание возврата, поиски нужного документа, его потеря и восстановление.
ЭДО имеет ряд преимуществ:
- Оптимизация работы – избавление от множества бумаг на столах и дублирования документов для каждого заинтересованного; время на поиск нужной информации сводится не нескольким минутам.
- Оперативная доставка и получение документов – доступ к ЭД появляется сразу в БД после его создания, доставка через электронную почту занимает минуты.
- Сокращение расходов – меньше тратится на бумагу, пересылку, содержание принтеров, электроэнергии и времени работников.
- Сокращение ошибок – реквизиты, как правило, проставляются автоматически, специализированные CRM системы имею несколько алгоритмов защиты от ошибок.
Чтобы использовать эти преимущества ЭДО для развития бизнеса, компании переходят на электронное делопроизводство. Когда решение о переходе на ЭДО принято, нужно выбрать систему и оператора ЭДО, которые предоставят необходимые опции, оформить при необходимости ЭЦП и выбрать способ обмена ЭД. Он может вестись напрямую с контрагентом или через оператора ЭДО. Далее необходимо издать (изменить) ЛПА, необходимые для подключения организации к ЭДО. Для этого воспользуйтесь следующим алгоритмом.
Шаг 1. Анализ
Проведите анализ документов, с которыми взаимодействует ваша организация. Кто, какие документы издает, согласовывает, подписывает, отправляет и получает. Посмотрите на схему движения документов в организации. Выделите этапы. Оцените количество задействованных сотрудников. Этапы и причины возникновения ошибок, потерь времени, документов и т.д.
Шаг 2. Выбор поставщика
На основе выстроенной схемы ЭДО определите подходящее для вас техническое решение: веб-сервис, серверное или иное ПО.
Веб-сервис — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, напрямую который не затрагивает существующие ПО и иные ИС. Вы оплачиваете только отправленные документы. Подходит большинству организаций, кто хочет оперативно внедрить ЭДО с небольшими финансовыми затратами.
Серверное или иное ПО – подходит для крупных организаций, кто готов затрачивать временные и денежные ресурсы на полномасштабную интеграцию с имеющимися ПО организаций.
Важно!
Внедрение ЭДО невозможно в организациях, где нет четкой схемы движения документов, ответственных лиц за их своевременную и точную подготовку. Часто потребуется внедрить несколько ПО, чтобы организовать стройную систему ЭДО.
Не переходите к следующим шагам, если не готовы менять привычки, дисциплинировать участников ДО!
Шаг 3. ЛПА
Для любых действий нужна правовая база. Внедрение ЭДО следует зафиксировать в нескольких документах:
- Приказ о внедрении системы ЭДО – не обязательный документ. Как правило, содержит этапы, ответственных и сроки перехода на ЭДО. Если вы успешно прошли первые 2 шага этого алгоритма остановились на веб-сервисах, можно ограничится актуализацией (изданием) иных ЛПА.
- Положение об электронном документообороте - включает общие положения, сведения о системе ЭДО, ответственных за внедрение и поддержку ПО, порядок работы с ЭД.
- Номенклатура дел – проставляются отметки об ЭДО.
- Инструкция о делопроизводстве – вносится соответствующий блок дополнений.
- ЛПА по защите данных - включает общие положения, сведенья о технических, правовых, организационных мерах по защите данных, регламентирует права доступа к ним.
- Учетная политика – закрепляет возможность использования ЭПУД, их виды и иную необходимую информацию.
- Должностные инструкции участников ЭДО – актуализируются с учетом вышеуказанных ЛПА.
В ЛПА в том или ином виде нужно зафиксировать:
- Список документов, которые будут составляться в электронном виде и участвовать в ЭДО.
- Порядок обмена ЭД.
- Способ подписания ЭД.
- Список сотрудников, которые имеют право подписи ЭД.
- Особенности хранения ЭД.
- Права и регламент доступа к ЭД.
Например, в учетной политике описываются конкретные перечни документов, способы организации ЭДО, а также и требования к нему. Фиксируется важность своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете и отчетности фактов хозяйственной деятельности.
В любом случае ЛПА должны отражать специфику организации. Например, положения учетной политики в части ЭДО могут выглядеть так.
| УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «А» И.И. Иванов ДД.ММ.ГГГГ
Учетная политика ООО «А» для целей бухгалтерского учета на 2024 год
«…» Электронный документооборот
1.1. Бухгалтерский учет ведется в электронном виде. Порядок организации электронного документооборота определен Инструкцией по делопроизводству № 1, Раздел «Управление документацией».
1.2. В бухгалтерском учете применяются унифицированные формы первичных и сводных документов. Их исчерпывающий перечень приведен в прил. 1. Документы могут составляться в бумажном и электронном виде.
1.3. Обмен электронными документами с контрагентами производится через третью организацию — оператора электронного документооборота.
1.4. Первичные учетные документы ЭЦП. Она равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе, если: · сертификат подписи действует на момент подписания документа, · подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в ее сертификате. · Правом подписи обладают сотрудники, перечень которых указан в прил. 2.
1.5. Первичные учетные документы хранятся в течение сроков, установленных Номенклатурой дел.
1.6. Для присоединения внешних участников документооборота к участию в системе электронного документооборота ООО «А» с каждым участником подписываются соглашения, соответствующие характеру взаимодействия. После подписания соглашения электронные документы, отправленные и полученные согласно регламента электронного документооборота, признаются обеими сторонами юридически эквивалентными документам в письменной форме. Юридическая значимость, законность и действительность таких документов не могут быть оспорены лишь на основании того, что они созданы в электронном виде.
1.8. Параллельно с электронными документами также используются следующие первичные документы в бумажном формате: …
|
ЭДО возможен к применению в любых сферах и для любых документов, где есть электронная форма или не установленного законодательством запрета. То есть почти везде и всегда. На практике ЭДЛ используется для:
- Отчетности – ФСЗН, Белгосстрах, МНС и т.д.
- Коммерческого оборота — счета-фактуры, акты, договоры.
- Электронная коммерция — участие в государственных закупках.
- Внутрикорпоративный документооборот — кадровые документы, приказы, распоряжения.
В последнем случае следует учитывать ограничения, установленные нормой ч. 1 ст. 29-1 ТК в отношении заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности.
