Мы собрали для вас самые часто задаваемые вопросы и ответы на них.

Если Вы не нашли нужный вам вопрос, вы можете просмотреть видео-урок на соответствующую тему, перейти в руководство пользователя или найти ответ в разделе Юридической информации.

И, конечно, всегда можно написать нам!

01

Регистрация

Для успешной регистрации введите email, придумайте и сохраните в надежном месте пароль. Заполните остальные поля и дождитесь ответа из ЕГР. Если из ЕГР передана не полная информация, внесите недостающие сведения и дождитесь активации доступа.

Как зарегистрироваться в системе IntellStaff?

Нажмите кнопку «регистрация». Внимательно прочтите условия договора, при согласии с условиями договора, проставьте отметку в чек-бокс» и нажмите кнопку «далее». Внимательно прочтите условия «Согласия на сбор, обработку и передачу персональных данных». Нажмите кнопку далее. Заполните все обязательные поля на странице «Регистрация» и следуйте указаниям на сайте. Выберете желаемый тариф. Обратите внимание, что при выборе тарифа «Демо» вы сразу по завершении процедуры регистрации заходите в систему и можете ей пользоваться. При выборе иных тарифов, доступ в систему будет разблокирован администратором в течение 2 (двух) рабочих дней с момента оплаты Тарифного плана.

Как выбрать наиболее подходящий тарифный план?

При выборе тарифа стоит обратить внимание на планы развития организации, ротацию кадров, численность работников и перспективы ее увеличения. Если количество работников на момент регистрации в системе IntellStaff близко или равно предельному количеству обслуживаемых по тарифу работников, целесообразно выбирать следующий по величине тарифный план. Это поможет избежать излишних трат и потери времени при смене тарифного плана.

Какие возможности предоставляет тариф «Демо»?

Тариф «Демо» предназначен для ознакомления с системой IntellStaff (ее функциональностей) предоставляется безвозмездно на срок 14 календарных дней. В указанный период вы можете использовать все функциональности системы IntellStaff.
Срок 14 календарных дней начинает течь с дня регистрации пользователя (ввода email и пароля). По истечении указанного срока, доступ к системе IntellStaff прекращается.
При выборе данного тарифа воспользуйтесь функционалом системы в полном объеме.

Подписывается ли Договор и выставляется ли счёт-фактура?

Воспользоваться правом доступа к сервису IntellStaff можно на условиях Публичного договора. Подписывать договор не требуется. Оплачивая любой выбранный тариф, Вы тем самым подтверждаете, что полностью соглашаетесь с условиями Публичного договора.


Счет-фактура высылается по запросу.

На какой период я могу купить подписку? Как оплачивается неполный месяц использования Системы?

Доступ к сервису IntellStaff может быть приобретен на любой период кратный месяцу. Мы предлагаем пакеты на 1, 3, 6 и 12 месяцев.
Если вы купили и зарегистрировались по 19-е число месяца включительно, то доступ предоставляется по последний день месяца покупки и регистрации (что позже).
Если вы купили и зарегистрировались после 19-о число месяца, то доступ предоставляется по последний день месяца, следующего за месяцем оплаты.

Есть ли ограничение по времени?

Бесплатная версия (тариф «Демо») системы IntellStaff ограничит время пользования 14 днями без ограничения количества часов. Новое подключение возможно будет только после выбора платного тарифа и оплаты. Все тарифы сформированы без часовой или поминутной тарификации, без привязки к трафику. Доступ круглосуточно.

Я указал свои данные, но не ввел номер УНП при регистрации. Как мне закончить регистрацию?

Если вы не закончили процедуру регистрации (не было сообщения о том, что вы зарегистрированы), продолжите регистрацию со страницы «Вход». Обратите внимание, что завершить процедуру регистрации можно в течение 14 дней с момента заполнения данных о e-mail. По истечении указанного срока самостоятельно завершить процедуру регистрации вы не сможете. Обратитесь в службу техподдержки.

02

Начало работы

Перед началом работы рекомендуем ознакомиться с Руководством пользователя (ссылка), просмотреть обучающие видео-уроки (ссылка). Для корректной работы сервиса IntellStaff необходимо заполнить страницу "Карточка организации". Далее на странице "Подразделения" задайте штатную структуру (при необходимости). После создания вакансий на странице "Штатное" вы сможете перейти к заполнению информации по работникам.

Что мне делать, если при регистрации из ЕГР загрузился не правильный (старый адрес)?

Продолжайте регистрацию. После активации доступа на странице «Карточка организации» поле «юридический адрес» будет доступно для редактирования. Сразу можно будет внести необходимые исправления.

Я оплатил доступ неделю назад, а сегодня при регистрации, мне указано, что "доступ заблокирован". Почему?

До момента регистрации вами компании в системе IntellStaff, учетная запись отсутствует. Возможность активировать доступ появляется только после того как пользователь успешно пройдет регистрацию.

Обращаем ваше внимание, что по условиям договора (п 3.9) доступ активируется в течение 2 (двух) рабочих дней с момента регистрации в Программе и поступления всей суммы оплаты.

Я подключился к сервису первый раз. Почему меня не пускает дальше страницы "Карточка организации"

Страница «Карточка организации» необходима для корректного формирования реквизитов документов и настройки индивидуальных правил работы. На ней вы задаете основные правила работы: режим работы, количество дней отпуска, применяемое к большинству работников, принцип округления при расчете отпусков и т.д. После сохранения всех обязательных сведений на странице «Карточка организации», остальные пункты меню будут разблокированы.

Обязательные поля отмечены знаком «*».

В организации новый директор, а в документах указывается старый. Какую информацию и куда необходимо внести, для корректной работы?

Шаблоны документов в отношении организации и ее руководителя заполняются со страницы «Карточка организации».
При смене директора, необходимо не только оформить прием на работу нового директора, но и внести изменения на странице «Карточка организации».
Для этого необходимо на странице «Карточка организации» в поле «Руководитель организации», внести ФИО нового руководителя без сокращений в именительном падеже.
При необходимости изменить сведения в полях «должность», «пол» и «основание». Должность указывается с заглавной буквы в именительном падеже, а основание (например: Устава) – с заглавной буквы в родительном падеже.

Как корректно ввести паспортные данные?

Для корректного отображения информации при заполнении паспортных данных работника на странице  «Список сотрудников» в блоке «Личная информация — Паспортные данные»,  в поле «Кем выдан» информацию о органе выдавшем вводить в родительном падеже . Пример: Фрунзенским РУВД г.Минска.

В полях «Серия паспорта», «личный номер» и «номер страхового свидетельства» вводятся латинские буквы.

Как правильно внести данные по существующему сотруднику?

Так как в IntellStaff реализован полностью автоматический расчет отпуска информация, которая вносится в поля «Дата начала текущего рабочего года», «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год», а также информация об использованном в текущем рабочем году сотрудника трудовом отпуске (количество дней) после сохранения не подлежит корректировке!

Будьте внимательны при их заполнении!

В случае ошибки вы можете обратиться за восстановлением базы данных через функцию резервного копирования. При этом вся введенная информация после указанной вами даты восстановления будет бесследно и безопасно удалена из базы данных. Вам придется ввести всю информацию на этому работнику повторно.

В поле «Дата начала текущего рабочего года» указывается дата начала текущего рабочего года с учетом его сдвижения при необходимости.

Что такое текущий рабочий год?

Нанимателю необходимо различать понятия рабочего и календарного года. Так, календарный год – это всегда период времени с 1 января по 31 декабря. А рабочий год – это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника отдельно со дня приема на работу.

Периоды, не включаемые в рабочий год:

– отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;

– дни прогулов без уважительной причины;

– дни социального отпуска без сохранения заработной платы (далее – зарплаты), превышающие 14 дней, если иное не предусмотрено коллективным договором или законодательством.

Соответственно, если продолжительность рабочего года будет меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время.

Пример. Работник принят на работу 01.08.2016. В течение рабочего года он был в социальном отпуске без сохранения зарплаты в общей сложности 27 дней:

– с 19.10.2016 по 31.10.2016 (13 дней);

– с 09.03.2017 по 22.03.2017 (14 дней).

Так как в рабочий год включается только 14 дней социального отпуска без сохранения зарплаты, то рабочий год такого работника необходимо сдвинуть на 13 дней (27-14). Он составит период с 01.08.2016 по 13.08.2017

Что такое суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год?

В поле «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год» вносится количество дней, которое наниматель еще не отдал работнику за период до даты, указанной в поле «Дата начала текущего рабочего года».

Например, текущий рабочий год начинается у работника 01.11.2023, а за предыдущие года у работника накопилось неиспользованного трудового отпуска 37 дней. Значит в поле «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год» необходимо внести число 37.

Если на дату начала текущего рабочего год сотрудник использовал все свои отпуска, в поле «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год» необходимо проставить 0.

Зачем при заполнении личной карточки работника два раза указаны поля об отпуске?

Поля об отпуске указаны дважды только при вводе данных о существующих сотрудниках.

Блок «Отпуск», распложенный в правой части личной карточки работника заполняется автоматически на основании информации, относящейся к выбранной должности/профессии. В нем содержится информация о праве работника на отпуск. 

Второй раз поля об отпуске встречаются в блоке "Ввод данных по существующему сотруднику". В них заполняется информация о дате начала текущего рабочего года, неиспользованных днях отпуска до начала текущего рабочего года и количестве использованного отпуска в текущем рабочем году.

В зависимости от этих данных, сервис IntellStaff автоматически рассчитывает:

  • рассчитывает рабочий год сотрудника и остатки неиспользованного отпуска;
  • сдвигает рабочий год и увеличивает продолжительность отпуска при попадании праздничного дня в его период;
  • "списывает" предоставляемы отпуск за наиболее старый рабочий год;
  • напоминает о необходимости запланировать неиспользованные дни отпуска в следующем календарном году;
  • "возвращает" остатки отпуска при его отмене, отзыве работника из отпуска, болезни работника в период отпуска;
  • рассчитывает количество дней неиспользованного отпуска, подлежащий компенсации при увольнении.  

Важно!

Так как в IntellStaff реализован полностью автоматический расчет отпуска информация, которая вносится в поля «Дата начала текущего рабочего года», «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год», а также информация об использованном в текущем рабочем году сотрудника трудовом отпуске (количество дней) после сохранения не подлежит корректировке!

Будьте внимательны при их заполнении!

В случае ошибки вы можете обратиться за восстановлением базы данных через функцию резервного копирования. При этом вся введенная информация после указанной вами даты восстановления будет бесследно и безопасно удалена из базы данных. Вам придется ввести всю информацию на этому работнику повторно.

 

 

В поля «Основной трудовой отпуск», «Дополнительный отпуск за контракт», «Дополнительный отпуск за ненормируемый рабочий день», «Дополнительный отпуск за продолжительный стаж работы», «Дополнительный поощрительный отпуск», распложенные после заголовка «Укажите использованный трудовой отпуск (к-во дней) в текущем рабочем году», вносится информация только в случае, если с даты, указанной в поле «Дата начала текущего рабочего года» работник использовал свой трудовой отпуск.

В противном случае в данных полях необходимо оставить нули, проставленные по умолчанию.

03

Работа с системой

Общие принципы и правила работы с сервисом IntellStaff

Какие браузеры (их версии) поддерживаются системой IntellStaff?

Все современные интернет-браузеры с последними обновлениями версий. Основные: Opera, Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Yandex, Internet Explorer версии 11 и выше.

Как установить ярлык IntellStaff на рабочий стол?

Сервис IntellStaff это программа облачная. Для работы с ней не требуется установка на ПК пользователя. Вся работа осуществляется через браузер. Доступ по логину (email) и паролю.

На рабочий стол вы можете сохранить ярлык браузера с закрепленной ссылкой https://intellstaff.by/login

Почему очень долго приходится ждать загрузки страниц (входа)?

В случае сбоев загрузки или работы системы Intellstaff проверьте стабильность Интернет-соединения. Также необходимо очистить кэш браузера и очистить файлы cookie:

  1. Opera: Настройки – Конфиденциальность и безопасность – Очистить историю посещений – выбрать «Файлы cookie….» и «Кэшированный изображения и файлы». Нажать на кнопку удалить.
  2. Firefox: Настройки – Приватность и защита – Выбрать «Куки и данные сайтов» и нажать «Удалить данные».
  3. Chrome: Настройки – Очистить историю – Выбрать «Файлы куки…» и «Изображения и другие файлы…». Нажать на кнопку «Удалить данные».

Обратите внимание, что в зависимости от версии браузера путь и наименование кнопок могут отличаться.

Как изменить пароль?

Зайти в систему IntellStaff. Страница профиля пользователя дает возможность изменения пароля входа в систему IntellStaff. Нажмите кнопку «Изменить пароль» и в открывшейся форме введите значение текущего пароля, значение нового пароля и еще раз подтвердить новый пароль. После сохранения применяются новые данные.

Как восстановить пароль?

На странице входа перейдите по ссылке «Забыли пароль?». В открывшемся окне введите электронный адрес, указанный при регистрации. В случае корректного ввода электронного адреса, на него будет выслана ссылка для перехода на форму изменения пароля. Перейдя по ссылке необходимо ввести корректный электронный адрес Вашего пользователя и новый пароль. После нажатия на кнопку «Сохранить» Вы будете перенаправлены на страницу входа для авторизации новым паролем.

Как изменить информацию о пользователе?

Зайти в систему IntellStaff. Страница профиля пользователя дает возможность редактирования ФИО пользователя (руководителя организации плательщика услуг) и его номера телефона, заданного при регистрации.
Важно! E-mail, заданный при регистрации, редактированию не подлежит.

Почему иногда избавиться от ошибки не получается, даже если я вышла и зашла снова в сервис

Кеш (cache) браузера — это папка с копиями некоторых данных со страниц, которые вы посещали. Обычно в кеше сохраняются те элементы страницы, которые вряд ли успели измениться за промежуток времени между двумя запросами. При этом вы можете увидеть не корректные (устаревшие данные). Так как когда вы снова откроете ту же самую страницу, браузер не будет запрашивать данные из интернета (сервера), а покажет вам то, что сам сохранил.

Чтобы очистить кеш в Яндекс браузере:

  1. Нажмите    → Дополнительно → Очистить историю либо сочетание клавиш Ctrl + Shift + Del (в Windows и Linux) или Shift + ⌘ + Backspace (в macOS).
  2. В списке Очистка истории выберите период для удаления кеша.
  3. Включите опцию Файлы, сохранённые в кеше.
  4. Отключите остальные опции (если хотите очистить только кеш Браузера).
  5. Нажмите Очистить.

Чтобы очистить кеш в Хроме:
1. Нажмите  правой мышкой на пустое место и выберите «просмотреть код».

2. После этого в левом верхнем углу правой мышкой нажмите на круглую стрелку и выберите «Очистка кеша и жестка перезагрузка.

Я начал заполнять личную карточку работника, но потом забыл сохранить и выключил компьютер. Мне придется заполнять все заново?

Сервис IntellStaff позволяет реализовать «частичное аварийное восстановление» несохраненных данных. Возможности восстановления зависят от возможностей браузера. Без нажатия кнопки «сохранить» серверные данные не восстанавливаются.

Как указать дробные числа

Для введения в систему дробных чисел (например, неполных ставок или сведений о стаже), используйте в качестве разделителя знак точки.

Пример правильно указания дроби: 0.5

Как узнать сколько накопилось дней отпуска у работника?

Узнать на сколько дней отпуска у работника есть право можно 3-я способами.

1 - Количество дней  отпуска, на которое работник имеет право (указано в контракте) можно увидеть в личной карточке работника. Для этого откройте вкладку "условия труда". Информация о праве на отпуск находится  в блоке "Информация по отпуску".

2 - Узнать неиспользованное количество дней отпуска на конкретную дату можно через функцию увольнения. Для этого в личной карточке работника нажмите на кнопку "Уволить" и выберите желаемую дату. В строке "Остаток трудового отпуска" автоматически отобразится количество дней отпуска "накопившееся" у работника на выбранную вами дату.

3 - Увидеть информацию об отпуске с разбивкой по рабочим годам можно на странице "Отпуска". Для этого на указанной странице нажмите на кнопку "+ Оформить отпуск". По первым трем буквам выберите из списка работника и в поле "вид" укажите "трудовой". На экран будет выведена информация по нескольким периодам:

3-1) остаток отпуска за предыдущий период (рабочий год (-а))

3-2) остаток отпуска за текущий рабочий год

3-3) остаток отпуска за будущий (авансовый) рабочий год

 

Обратите внимание!

Если остаток отпуска за какой-либо год равен нулю (0), соответствующий рабочий год, включая рабочий, на экран не выводится.

04

Кадровый учёт

Как правильно вести кадровый учет с сервисом IntellStaff

Почему у меня не сходится сумма дней компенсации при увольнении с цифрой, рассчитанной сервисом?

Проверьте правильность расчета по следующему алгоритму:

1. Определяем количество дней основного трудового отпуска, приходящихся на 1 месяц:
24 календарных дня трудового отпуска / 12 месяцев = 2 календарных дня.
2. Рассчитываем отработанные работником в рабочем году полные месяцы:
— подсчитываем дни, включаемые в рабочий год по правилам ст. 164 ТК.

ВАЖНО!
при увольнении вычитаем не все дни отпуска без сохранения заработной платы, а за вычетом 14 к.д.

— 232-(19-14)=227
— полученную сумму делим на среднемесячное число календарных дней за год:
227 календарных дней / 29,7 календарного дня = 7,64 месяца (8 полных месяцев)
(По правилам ст. 177 ТК — остаток дней, составляющий 15 и более календарных дней, округляем до полного месяца, а составляющий менее 15 календарных дней — исключаем из подсчета; определяем, сколько календарных дней составляет 0,64 месяца. 0,64 месяца x 29,7 календарного дня = 19,00 календарного дня, что больше 15 календарных дней, поэтому округляем до полного месяца.)

3. Умножаем величину отпуска, приходящегося на один месяц, на количество отработанных месяцев в рабочем году:
2 календарных дня x 8 месяцев = 16 календарных дней.

4. Отнимаем количество дней использованных.
16-14=2 дня компенсации

Как продлить контракт через 5 лет работы?

На странице «Контракты» напротив ФИО работника найдите кнопку «продлить» 

Сервис сам проверит предельный срок действия контракта! В случае превышения максимального пятилетнего срока действия, предложит заключить новый контракт. В всплывающем окне появится вопрос «Создать новый контракт?».

После нажатия кнопки «да», вам будет предложено заполнить 3 обязательных поля:
— Дата начала контракта 
— Дата окончания контракта
— Дата подписания контракта
и на ваше усмотрение указать номер контракта.

Далее необходимо нажать кнопку «Сохранить». На странице «Контракты» появится новая строка. Истекшему контракту будет присвоен статус «Прекращен»

Почему у меня лишние вакансии в штатном расписании?

Если вы заполнили базу данных и у вас в штатном расписании есть лишние профессии (должности), проверьте количество введенных вакансий.

Например, в одном случае должность директора была создана корректно в базовом подразделении «Сотрудники, не входящие в подразделения». А после пользователем было введено подразделение «Администрация», где также была добавлена  должность директора. Таким образом, в штатном расписании появился лишний директор.

Помните, что единоличный орган управления в организации может быть только один. И он не входит ни в какие структурные подразделения. Это самостоятельная единица в структуре организации. Следовательно в в базовом подразделении «Сотрудники, не входящие в подразделения» у вас может числиться только один директор. А всего его замы и иные руководители высшего звена, при необходимости «прикрепляются» к подразделению «Администрация».

Правила присвоения номера приказов

При первичном заполнении базы данных по сотрудникам не торопитесь.

Даже если у вас новая компания, директор уже принят на работу. Значит нумерация приказов «К» будет начинаться минимум с № 2.

Если нужно заполнить информацию о большом количестве работников, сначала заполните личные карточки (добавьте существующих работников). После на странице «Карточка организации», в блоке «Настройки системы» проставьте актуальную цифру с которой сервис intellStaff начнет автоматически присваивать следующие номера по принципу +1.

Как правильно заполнить штатное расписание, если у меня работник работает на неполную ставку?

При создании должности поле «заработная плата» используется для заполнения контракта. Если у вас всего 0,5 ставки и ее замещает один человек — то тогда в карточке должности пишите размер заработной платы, деленный на 2. Если у вас всего ставка и ее занимает два человека, то для того, чтобы общий фонд оплаты труда отображался в штатном расписании корректно, создайте вторую должность с такими же данными. То есть, два раза внесите сведения о должности (профессии). Количество единиц в обоих случаях 0,5, размер заработной платы n/2.

Для чего в приказе пишутся все виды дополнительных отпусков? Организация их не предоставляет.

IntellStaff формирует шаблонные документы и учитывает потребности максимально широкого спектра пользователей. Данный шаблон использован разработчиками на основании анализа 20-летей судебной практики. С целью защиты интересов пользователей и в случае предоставления работникам различных видов трудовых отпусков, IntellStaff предлагает и при сохранении данных, отражает в проекте приказа предоставленные работнику трудовые отпуска. Удалить детализацию из проекта приказа можно после выгрузки Word, если иные виды дополнительного трудового отпуска кроме за работу по контракту не используются.

Как осуществляется расчет и округление отпуска в IntellStaff?

В IntellStaff сведения об отпуска аккумулируются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При внесении сведений об отпуске на который работник имеет право, количество дней отпуска суммируется автоматически.

В IntellStaff внедрены алгоритмы которые осуществляют расчет положенных дней отпуска автоматически на основании табеля учета рабочего времени.

Пользователю достаточно при предоставлении отпуска указать дату начала и желаемое количество дней.

Далее автоматически формируется период отпуска с учетом, информации о праздниках и переносах, правила сдвижения рабочего года. Сдвижение рабочего года осуществляется автоматически в соответствии со ст. 165 ТК.

По умолчанию в сервисе сотые числа при округлении не учитываются. Числа до 0,49 из подсчета исключаются. Данное правило применяется при расчете количества полных отработанных месяцев и при итоговом расчете дней причитающегося отпуска.

При этом правило округления можно изменить. Для этого на странице «Карточка организации» в блоке «Отпуск» необходимо проставить чек-бокс «Учитывать сотые при округлении остатков отпуска». В этом случае при расчете отпуска в округлении будут учитываться сотые числа. А значит, числа от 0,45 до 0,49 не будут исключаться из подсчета.

Почему нельзя скачать приказ о приеме на работу при внесении в систему ранее принятого работника?

Система IntellStaff является сервисом для автоматического ведения кадрового учета на основании введенных пользователем данных. Система IntellStaff хранит данные веденые пользователем и автоматически формирует документы на основании введённой информации на текущую дату.

При вводе информации о существующем работнике (принятого ранее до момента использования системы IntellStaff) не формируется приказ о приеме на работу. Такой приказ издается в день приема сотрудника на работу и имеет соответствующий порядковый номер и дату, собственноручную подпись руководителя организации и работника. При этом для корректного отображения информации и формировании отчета ПУ-2 по работникам, принятым до момента начала ведения учета в системе IntellStaff, вводится информация «дата приказа о приеме на работу» и «номер приказа о приеме на работу», данная информация отражается в личной карточке работника.

При необходимости есть возможность загрузить скан данного приказа на странице «Сведения о сотрудниках» в блоке «Документы по сотруднику».

Важно!

Файлы, загружаемые на хранение в личную карточку работника (в качестве дополнительных документов): не должны превышать размер 3 Мб (один файл), иметь расширение, соответствующее текстовому файлу или изображению, а также допускается загрузка не более 10 файлов.

Почему выгружаемые документы имеют текущую дату? Как изменить дату при необходимости восстановить утраченный документ?

Система IntellStaff является сервисом для автоматического ведения кадрового учета на основании введенных пользователем данных.

Система IntellStaff хранит данные веденые пользователем и автоматически формирует документы на основании введённой информации на текущую дату. Поскольку на документах кадрового учета проставляется собственноручная подпись руководителя организации и работника, сами документы в системе не хранятся. После создания необходимых документов, необходимо их выгрузить и сохранить на компьютере (сервере), распечатать, подписать и организовать хранение в соответствии с принятой номенклатурой дел.

Дата создания (регистрации, заполнения) документа проставляется системой IntellStaff автоматически в момент его формирования. Далее сведения, например, об издании приказов по личному составу хранятся в системе IntellStaff и доступны для выгрузки в неизменном виде.

При необходимости восстановления данных, например, в случае утраты подписанных документов, система IntellStaff снова сформирует необходимый документ на основании сохраненных в ней данных с указанием даты первичного создания (регистрации, заполнения).

Дату формирования (регистрации, заполнения), при необходимости восстановления утраченных документов, можно заменить в используемой для прочтения документов программе (Microsoft Word и т.д.).

В организации новый директор, а в документах указывается старый. Какую информацию и куда необходимо внести, для корректной работы?

Шаблоны документов в отношении организации и ее руководителя заполняются со страницы «Карточка организации».
При смене директора, необходимо не только оформить прием на работу нового директора, но и внести изменения на странице «Карточка организации».
Для этого необходимо на странице «Карточка организации» в поле «Руководитель организации», внести ФИО нового руководителя без сокращений в именительном падеже.
При необходимости изменить сведения в полях «должность», «пол» и «основание». Должность указывается с заглавной буквы в именительном падеже, а основание (например: Устава) – с заглавной буквы в родительном падеже.

Как ввести данные о профессии или должности, если из ОКРБ 014-2017 они были исключены?

Пользователям IntellStaff доступен полный перечень должностей и профессий, содержащихся в ОКРБ 014-2017, в т.ч. профессии и должности, которые 01.10.2019 были исключены. Профессии и должности, которые 01.10.2019 были исключены из ОКРБ 014-2017, позволяют внести информацию о занимаемой должности (профессии) в полном соответствии с действовавшим законодательством на дату приема работника на работу (ввести в базу данных информацию о ранее принятых работников).
При этом, при выборе профессии или должности, которые 01.10.2019 были исключены из ОКРБ 014-2017, пользователь IntellStaff информируется о том, что «Данная профессия исключена из ОКРБ с 01.10.2019».

Почему в графике работы я не вижу переносов, установленных Правительством?

В соответствии с п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 09.10.2019 N 688 «О переносе рабочих дней в 2020 году» организациям предоставлено право с учетом специфики производства (работы) осуществлять перенос рабочих дней в ином порядке, чем установленный постановлением. Вы можете, войдя в систему IntellStaff, на странице «праздники и переносы», раздел «графики» назначить переносы по своему усмотрению.

Как правильно указать информацию о предыдущих рабочих годах?

При заполнении информации об имеющихся в компании работниках, обязательно при заполнении блока «Сведения о сотруднике» необходимо убедиться, что переключатель стоит в поле «Оформление в системе существующего работника».

Следующие два поля заполняются самой первой датой. Даже если с работником контракт несколько раз продлялся или был перевод на другую должность (профессию).

Поле «Дата приема на работу (дата заключения контракта)*» участвует в расчете рабочего года и количества дней отпуска, положенных работнику. Для этого в блоке «Действующий договор» проставьте «птичку» в чек-боксе «Были другие договора с даты приема на работу».

Важно!

Если чек-бокс не проставлен, расчет рабочего года начнется с даты в поле «Дата начала выполнения работы», то есть с даты начала работы по действующему (последнему, текущему) трудовому договору (контракту).

Пример, при заполнении базы данный выяснилось, что у нанимателя «по отпуску» есть долг перед работником:

  • за 2016-2017 рабочий год – 2 к.д.;
  • за 2017-2018 рабочий год – 5 к.д.;
  • за 2021-2022 рабочий год – 20 к.д.

Значит ниже, в блоке «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год*» необходимо проставить цифру 27.

Тогда при следующем предоставлении трудового отпуска и (или) увольнении, эта задолженность перед работником будет автоматически учтена. При предоставлении отпуска, сначала спишутся дни имеющейся задолженности.

Отпуск будет списан сервисом с начала за период с 2016-2022 рабочий год. После этого за 2022-2023 и последующие рабочие года автоматически.

При увольнении эти дни в случае неиспользования отпуска попадут в расчет количества дней компенсации неиспользованного трудового отпуска.

Важно!

В поле «Дата начала текущего рабочего года*» необходимо указать корректную дату с учетом всех имевшихся сдвижений за прошедший период.

По каким основаниям можно уволить работника задним числом?

Увольнение предыдущей датой возможно только по
следующим основаниям прекращения трудового договора:

  • абз. 2 п. 7 ст. 42 ТК - прогула том числе отсутствия на работе более трех часов в течение рабочего дня) без уважительных причин;
  • п.2 ст. 44 ТК - восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу;
  • п. 5 ст. 44 ТК - вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к наказанию, исключающему продолжение работы, или судебного постановления о трудоустройстве работника, обязанного возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении;
  • п. 6 ст. 44 ТК - смерть работника, признание его судом безвестно отсутствующим или объявление умершим, смерть нанимателя - физического лица;
  • п. 4 ст. 47 ТК - направления работника по решению суда в лечебно-трудовой профилакторий.

Соответствующие коды ФСЗН: 1.18, 1.22, 1.26, 1.27, 1.29 - 1.35, 1.41, 1.75, 1.77, 1.79, 1.84, 1.96, 1.97, 1.98, 1.100, 1.104 - присваиваются автоматически.

Почему в программе нельзя уволить задним числом?

Увольнение "задним" числом допускается в законодательстве только в ряде случаем. Например, в случае длящегося прогула.

При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя на день увольнения производятся не позднее дня увольнения!

Исключениями могут быть случаи:

  • если работник в день увольнения не работал;
  • если трудовой договор с предварительным испытанием расторгается в день истечения срока предварительного испытания;
  • размер выплат, установленных системами оплаты труда, определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период.

Кроме того, при увольнении работника трудовая книжка выдается работнику в день увольненияпоследний день работы).

Таким образом, выдавая ошибку при попытке сохранения увольнения "задним" числом, пользователи защищаются от административной ответственности.

05

Дополнительные возможности

Поскольку сервис IntellStaff все время развивается, дополнительные возможности и услуги постоянно пополняются.

Что такое резервное копирование? Какая от него польза?

Резервное копирование или еще говорят Бэк Ап (англ. backup copy) — процесс создания копии данных на носителе (сервере), предназначенном для восстановления данных в случае их повреждения или разрушения.

В сервисе IntellStaff реализовано резервное копирование по принципу 3+1

Трехступенчатое резервное копирование является одним из базовых функционалов, направленных на обеспечение стабильности и безопасности. Копии базы данных создаются: ежедневно, еженедельно и ежемесячно!

Дополнительное резервное копирование создается каждый день в 12:45. Это дает вам возможность бесследно и безопасно убрать из базы данных ошибочно введенную информацию. То, что было создано до 12:15 сохраниться.

Как получить данные из 1С?

Чтобы не переносить базу данных о структурных подразделениях и работниках вручную, воспользуйтесь функцией «импорт сотрудников из 1С».

Для этого

  1. На странице «Импорт сотрудников из 1С» нажать на кнопку «скачать инструкцию»
  2. Найти на своем компьютере архивный файл с именем «IS_1c_instruction». Как правило, браузер сохраняет в папку «Загрузки».
  3. Распаковать архив в удобное для вас место на своем компьютере.
  4. После распаковки открыть файл «Инструкция.docx» и следовать указаниям в нем. А именно:

    4.1. Запоминаем место сохранения файла «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf». 

    4.2. Находясь в программе 1С открываем его через «Файл — открыть»

    4.3. В открывшейся форме выбираем каталог в котором будет сохранен файл выгрузки

    4.4. Нажимаем кнопку «Выгрузить».

    4.5. В выбранном каталоге будет создан файл «Сотрудники.xlsx».

    Важно!

    Файл «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf» выгружает данные из нашей настройки «Моя бухгалтерия 8». Минимальная платформа для МБ 8 — 8.3.9.

  5. Полученный файл «Сотрудники.xlsx» на странице «импорт сотрудников из 1С» импортируем путем последовательного нажатия кнопок «прикрепить» 📎 и «импортировать».

  6. На странице «Импорт сотрудников из 1С» должен появиться список «черновиков» личных карточек работников

  7. По нажатию кнопки «редактировать» полученные «черновики» личных карточек работников дополняем недостающими сведениями и нажимаем кнопку «сохранить».

  8. Личная карточка работника должна отобразиться на странице «список сотрудников».

  9. На странице меняется соответствующим образом количество штатных единиц (вакансий).

Мы ответим на Ваши вопросы

и проконсультируем по работе с системой