Мы собрали для вас самые часто задаваемые вопросы и ответы на них.
Если Вы не нашли нужный вам вопрос, вы можете просмотреть видео-урок на соответствующую тему, перейти в руководство пользователя или найти ответ в разделе Юридической информации.
И, конечно, всегда можно написать нам!
01
Регистрация
Для успешной регистрации введите email, придумайте и сохраните в надежном месте пароль. Заполните остальные поля и дождитесь ответа из ЕГР. Если из ЕГР передана не полная информация, внесите недостающие сведения и дождитесь активации доступа.
Нажмите кнопку «регистрация». Внимательно прочтите условия договора, при согласии с условиями договора, проставьте отметку в чек-бокс» и нажмите кнопку «далее». Внимательно прочтите условия «Согласия на сбор, обработку и передачу персональных данных». Нажмите кнопку далее. Заполните все обязательные поля на странице «Регистрация» и следуйте указаниям на сайте. Выберете желаемый тариф. Обратите внимание, что при выборе тарифа «Демо» вы сразу по завершении процедуры регистрации заходите в систему и можете ей пользоваться. При выборе иных тарифов, доступ в систему будет разблокирован администратором в течение 2 (двух) рабочих дней с момента оплаты Тарифного плана.
При выборе тарифа стоит обратить внимание на планы развития организации, ротацию кадров, численность работников и перспективы ее увеличения. Если количество работников на момент регистрации в системе IntellStaff близко или равно предельному количеству обслуживаемых по тарифу работников, целесообразно выбирать следующий по величине тарифный план. Это поможет избежать излишних трат и потери времени при смене тарифного плана.
Тариф «Демо» предназначен для ознакомления с системой IntellStaff (ее функциональностей) предоставляется безвозмездно на срок 14 календарных дней. В указанный период вы можете использовать все функциональности системы IntellStaff.
Срок 14 календарных дней начинает течь с дня регистрации пользователя (ввода email и пароля). По истечении указанного срока, доступ к системе IntellStaff прекращается.
При выборе данного тарифа воспользуйтесь функционалом системы в полном объеме.
Воспользоваться правом доступа к сервису IntellStaff можно на условиях Публичного договора. Подписывать договор не требуется. Оплачивая любой выбранный тариф, Вы тем самым подтверждаете, что полностью соглашаетесь с условиями Публичного договора.
Счет-фактура высылается по запросу.
Доступ к сервису IntellStaff может быть приобретен на любой период кратный месяцу. Мы предлагаем пакеты на 1, 3, 6 и 12 месяцев.
Если вы купили и зарегистрировались по 19-е число месяца включительно, то доступ предоставляется по последний день месяца покупки и регистрации (что позже).
Если вы купили и зарегистрировались после 19-о число месяца, то доступ предоставляется по последний день месяца, следующего за месяцем оплаты.
Бесплатная версия (тариф «Демо») системы IntellStaff ограничит время пользования 14 днями без ограничения количества часов. Новое подключение возможно будет только после выбора платного тарифа и оплаты. Все тарифы сформированы без часовой или поминутной тарификации, без привязки к трафику. Доступ круглосуточно.
Если вы не закончили процедуру регистрации (не было сообщения о том, что вы зарегистрированы), продолжите регистрацию со страницы «Вход». Обратите внимание, что завершить процедуру регистрации можно в течение 14 дней с момента заполнения данных о e-mail. По истечении указанного срока самостоятельно завершить процедуру регистрации вы не сможете. Обратитесь в службу техподдержки.
02
Начало работы
Перед началом работы рекомендуем ознакомиться с Руководством пользователя (ссылка), просмотреть обучающие видео-уроки (ссылка). Для корректной работы сервиса IntellStaff необходимо заполнить страницу "Карточка организации". Далее на странице "Подразделения" задайте штатную структуру (при необходимости). После создания вакансий на странице "Штатное" вы сможете перейти к заполнению информации по работникам.
Продолжайте регистрацию. После активации доступа на странице «Карточка организации» поле «юридический адрес» будет доступно для редактирования. Сразу можно будет внести необходимые исправления.
До момента регистрации вами компании в системе IntellStaff, учетная запись отсутствует. Возможность активировать доступ появляется только после того как пользователь успешно пройдет регистрацию.
Обращаем ваше внимание, что по условиям договора (п 3.9) доступ активируется в течение 2 (двух) рабочих дней с момента регистрации в Программе и поступления всей суммы оплаты.
Страница «Карточка организации» необходима для корректного формирования реквизитов документов и настройки индивидуальных правил работы. На ней вы задаете основные правила работы: режим работы, количество дней отпуска, применяемое к большинству работников, принцип округления при расчете отпусков и т.д. После сохранения всех обязательных сведений на странице «Карточка организации», остальные пункты меню будут разблокированы.
Обязательные поля отмечены знаком «*».
Шаблоны документов в отношении организации и ее руководителя заполняются со страницы «Карточка организации».
При смене директора, необходимо не только оформить прием на работу нового директора, но и внести изменения на странице «Карточка организации».
Для этого необходимо на странице «Карточка организации» в поле «Руководитель организации», внести ФИО нового руководителя без сокращений в именительном падеже.
При необходимости изменить сведения в полях «должность», «пол» и «основание». Должность указывается с заглавной буквы в именительном падеже, а основание (например: Устава) – с заглавной буквы в родительном падеже.
Для корректного отображения информации при заполнении паспортных данных работника на странице «Список сотрудников» в блоке «Личная информация — Паспортные данные», в поле «Кем выдан» информацию о органе выдавшем вводить в родительном падеже . Пример: Фрунзенским РУВД г.Минска.
В полях «Серия паспорта», «личный номер» и «номер страхового свидетельства» вводятся латинские буквы.
03
Работа с системой
Общие принципы и правила работы с сервисом IntellStaff
Все современные интернет-браузеры с последними обновлениями версий. Основные: Opera, Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Yandex, Internet Explorer версии 11 и выше.
Сервис IntellStaff это программа облачная. Для работы с ней не требуется установка на ПК пользователя. Вся работа осуществляется через браузер. Доступ по логину (email) и паролю.
На рабочий стол вы можете сохранить ярлык браузера с закрепленной ссылкой https://intellstaff.by/login
В случае сбоев загрузки или работы системы Intellstaff проверьте стабильность Интернет-соединения. Также необходимо очистить кэш браузера и очистить файлы cookie:
- Opera: Настройки – Конфиденциальность и безопасность – Очистить историю посещений – выбрать «Файлы cookie….» и «Кэшированный изображения и файлы». Нажать на кнопку удалить.
- Firefox: Настройки – Приватность и защита – Выбрать «Куки и данные сайтов» и нажать «Удалить данные».
- Chrome: Настройки – Очистить историю – Выбрать «Файлы куки…» и «Изображения и другие файлы…». Нажать на кнопку «Удалить данные».
Обратите внимание, что в зависимости от версии браузера путь и наименование кнопок могут отличаться.
Зайти в систему IntellStaff. Страница профиля пользователя дает возможность изменения пароля входа в систему IntellStaff. Нажмите кнопку «Изменить пароль» и в открывшейся форме введите значение текущего пароля, значение нового пароля и еще раз подтвердить новый пароль. После сохранения применяются новые данные.
На странице входа перейдите по ссылке «Забыли пароль?». В открывшемся окне введите электронный адрес, указанный при регистрации. В случае корректного ввода электронного адреса, на него будет выслана ссылка для перехода на форму изменения пароля. Перейдя по ссылке необходимо ввести корректный электронный адрес Вашего пользователя и новый пароль. После нажатия на кнопку «Сохранить» Вы будете перенаправлены на страницу входа для авторизации новым паролем.
Зайти в систему IntellStaff. Страница профиля пользователя дает возможность редактирования ФИО пользователя (руководителя организации плательщика услуг) и его номера телефона, заданного при регистрации.
Важно! E-mail, заданный при регистрации, редактированию не подлежит.
Кеш (cache) браузера — это папка с копиями некоторых данных со страниц, которые вы посещали. Обычно в кеше сохраняются те элементы страницы, которые вряд ли успели измениться за промежуток времени между двумя запросами. При этом вы можете увидеть не корректные (устаревшие данные). Так как когда вы снова откроете ту же самую страницу, браузер не будет запрашивать данные из интернета (сервера), а покажет вам то, что сам сохранил.
Чтобы очистить кеш в Яндекс браузере:
- Нажмите
→ Дополнительно → Очистить историю либо сочетание клавиш Ctrl + Shift + Del (в Windows и Linux) или Shift + ⌘ + Backspace (в macOS). - В списке Очистка истории выберите период для удаления кеша.
- Включите опцию Файлы, сохранённые в кеше.
- Отключите остальные опции (если хотите очистить только кеш Браузера).
- Нажмите Очистить.
Чтобы очистить кеш в Хроме:
1. Нажмите правой мышкой на пустое место и выберите «просмотреть код».
2. После этого в левом верхнем углу правой мышкой нажмите на круглую стрелку и выберите «Очистка кеша и жестка перезагрузка.
Сервис IntellStaff позволяет реализовать «частичное аварийное восстановление» несохраненных данных. Возможности восстановления зависят от возможностей браузера. Без нажатия кнопки «сохранить» серверные данные не восстанавливаются.
04
Кадровый учёт
Как правильно вести кадровый учет с сервисом IntellStaff
Проверьте правильность расчета по следующему алгоритму:
1. Определяем количество дней основного трудового отпуска, приходящихся на 1 месяц:
24 календарных дня трудового отпуска / 12 месяцев = 2 календарных дня.
2. Рассчитываем отработанные работником в рабочем году полные месяцы:
— подсчитываем дни, включаемые в рабочий год по правилам ст. 164 ТК.
ВАЖНО!
при увольнении вычитаем не все дни отпуска без сохранения заработной платы, а за вычетом 14 к.д.
— 232-(19-14)=227
— полученную сумму делим на среднемесячное число календарных дней за год:
227 календарных дней / 29,7 календарного дня = 7,64 месяца (8 полных месяцев)
(По правилам ст. 177 ТК — остаток дней, составляющий 15 и более календарных дней, округляем до полного месяца, а составляющий менее 15 календарных дней — исключаем из подсчета; определяем, сколько календарных дней составляет 0,64 месяца. 0,64 месяца x 29,7 календарного дня = 19,00 календарного дня, что больше 15 календарных дней, поэтому округляем до полного месяца.)
3. Умножаем величину отпуска, приходящегося на один месяц, на количество отработанных месяцев в рабочем году:
2 календарных дня x 8 месяцев = 16 календарных дней.
4. Отнимаем количество дней использованных.
16-14=2 дня компенсации
На странице «Контракты» напротив ФИО работника найдите кнопку «продлить»
Сервис сам проверит предельный срок действия контракта! В случае превышения максимального пятилетнего срока действия, предложит заключить новый контракт. В всплывающем окне появится вопрос «Создать новый контракт?».
После нажатия кнопки «да», вам будет предложено заполнить 3 обязательных поля:
— Дата начала контракта
— Дата окончания контракта
— Дата подписания контракта
и на ваше усмотрение указать номер контракта.
Далее необходимо нажать кнопку «Сохранить». На странице «Контракты» появится новая строка. Истекшему контракту будет присвоен статус «Прекращен»
Если вы заполнили базу данных и у вас в штатном расписании есть лишние профессии (должности), проверьте количество введенных вакансий.
Например, в одном случае должность директора была создана корректно в базовом подразделении «Сотрудники, не входящие в подразделения». А после пользователем было введено подразделение «Администрация», где также была добавлена должность директора. Таким образом, в штатном расписании появился лишний директор.
Помните, что единоличный орган управления в организации может быть только один. И он не входит ни в какие структурные подразделения. Это самостоятельная единица в структуре организации. Следовательно в в базовом подразделении «Сотрудники, не входящие в подразделения» у вас может числиться только один директор. А всего его замы и иные руководители высшего звена, при необходимости «прикрепляются» к подразделению «Администрация».
При первичном заполнении базы данных по сотрудникам не торопитесь.
Даже если у вас новая компания, директор уже принят на работу. Значит нумерация приказов «К» будет начинаться минимум с № 2.
Если нужно заполнить информацию о большом количестве работников, сначала заполните личные карточки (добавьте существующих работников). После на странице «Карточка организации», в блоке «Настройки системы» проставьте актуальную цифру с которой сервис intellStaff начнет автоматически присваивать следующие номера по принципу +1.
При создании должности поле «заработная плата» используется для заполнения контракта. Если у вас всего 0,5 ставки и ее замещает один человек — то тогда в карточке должности пишите размер заработной платы, деленный на 2. Если у вас всего ставка и ее занимает два человека, то для того, чтобы общий фонд оплаты труда отображался в штатном расписании корректно, создайте вторую должность с такими же данными. То есть, два раза внесите сведения о должности (профессии). Количество единиц в обоих случаях 0,5, размер заработной платы n/2.
IntellStaff формирует шаблонные документы и учитывает потребности максимально широкого спектра пользователей. Данный шаблон использован разработчиками на основании анализа 20-летей судебной практики. С целью защиты интересов пользователей и в случае предоставления работникам различных видов трудовых отпусков, IntellStaff предлагает и при сохранении данных, отражает в проекте приказа предоставленные работнику трудовые отпуска. Удалить детализацию из проекта приказа можно после выгрузки Word, если иные виды дополнительного трудового отпуска кроме за работу по контракту не используются.
В IntellStaff сведения об отпуска аккумулируются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
При внесении сведений об отпуске на который работник имеет право, количество дней отпуска суммируется автоматически.
В IntellStaff внедрены алгоритмы которые осуществляют расчет положенных дней отпуска автоматически на основании табеля учета рабочего времени.
Пользователю достаточно при предоставлении отпуска указать дату начала и желаемое количество дней.
Далее автоматически формируется период отпуска с учетом, информации о праздниках и переносах, правила сдвижения рабочего года. Сдвижение рабочего года осуществляется автоматически в соответствии со ст. 165 ТК.
По умолчанию в сервисе сотые числа при округлении не учитываются. Числа до 0,49 из подсчета исключаются. Данное правило применяется при расчете количества полных отработанных месяцев и при итоговом расчете дней причитающегося отпуска.
При этом правило округления можно изменить. Для этого на странице «Карточка организации» в блоке «Отпуск» необходимо проставить чек-бокс «Учитывать сотые при округлении остатков отпуска». В этом случае при расчете отпуска в округлении будут учитываться сотые числа. А значит, числа от 0,45 до 0,49 не будут исключаться из подсчета.
Система IntellStaff является сервисом для автоматического ведения кадрового учета на основании введенных пользователем данных. Система IntellStaff хранит данные веденые пользователем и автоматически формирует документы на основании введённой информации на текущую дату.
При вводе информации о существующем работнике (принятого ранее до момента использования системы IntellStaff) не формируется приказ о приеме на работу. Такой приказ издается в день приема сотрудника на работу и имеет соответствующий порядковый номер и дату, собственноручную подпись руководителя организации и работника. При этом для корректного отображения информации и формировании отчета ПУ-2 по работникам, принятым до момента начала ведения учета в системе IntellStaff, вводится информация «дата приказа о приеме на работу» и «номер приказа о приеме на работу», данная информация отражается в личной карточке работника.
При необходимости есть возможность загрузить скан данного приказа на странице «Сведения о сотрудниках» в блоке «Документы по сотруднику».
Важно!
Файлы, загружаемые на хранение в личную карточку работника (в качестве дополнительных документов): не должны превышать размер 3 Мб (один файл), иметь расширение, соответствующее текстовому файлу или изображению, а также допускается загрузка не более 10 файлов.
Система IntellStaff является сервисом для автоматического ведения кадрового учета на основании введенных пользователем данных.
Система IntellStaff хранит данные веденые пользователем и автоматически формирует документы на основании введённой информации на текущую дату. Поскольку на документах кадрового учета проставляется собственноручная подпись руководителя организации и работника, сами документы в системе не хранятся. После создания необходимых документов, необходимо их выгрузить и сохранить на компьютере (сервере), распечатать, подписать и организовать хранение в соответствии с принятой номенклатурой дел.
Дата создания (регистрации, заполнения) документа проставляется системой IntellStaff автоматически в момент его формирования. Далее сведения, например, об издании приказов по личному составу хранятся в системе IntellStaff и доступны для выгрузки в неизменном виде.
При необходимости восстановления данных, например, в случае утраты подписанных документов, система IntellStaff снова сформирует необходимый документ на основании сохраненных в ней данных с указанием даты первичного создания (регистрации, заполнения).
Дату формирования (регистрации, заполнения), при необходимости восстановления утраченных документов, можно заменить в используемой для прочтения документов программе (Microsoft Word и т.д.).
Шаблоны документов в отношении организации и ее руководителя заполняются со страницы «Карточка организации».
При смене директора, необходимо не только оформить прием на работу нового директора, но и внести изменения на странице «Карточка организации».
Для этого необходимо на странице «Карточка организации» в поле «Руководитель организации», внести ФИО нового руководителя без сокращений в именительном падеже.
При необходимости изменить сведения в полях «должность», «пол» и «основание». Должность указывается с заглавной буквы в именительном падеже, а основание (например: Устава) – с заглавной буквы в родительном падеже.
Пользователям IntellStaff доступен полный перечень должностей и профессий, содержащихся в ОКРБ 014-2017, в т.ч. профессии и должности, которые 01.10.2019 были исключены. Профессии и должности, которые 01.10.2019 были исключены из ОКРБ 014-2017, позволяют внести информацию о занимаемой должности (профессии) в полном соответствии с действовавшим законодательством на дату приема работника на работу (ввести в базу данных информацию о ранее принятых работников).
При этом, при выборе профессии или должности, которые 01.10.2019 были исключены из ОКРБ 014-2017, пользователь IntellStaff информируется о том, что «Данная профессия исключена из ОКРБ с 01.10.2019».
В соответствии с п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 09.10.2019 N 688 «О переносе рабочих дней в 2020 году» организациям предоставлено право с учетом специфики производства (работы) осуществлять перенос рабочих дней в ином порядке, чем установленный постановлением. Вы можете, войдя в систему IntellStaff, на странице «праздники и переносы», раздел «графики» назначить переносы по своему усмотрению.
При заполнении информации об имеющихся в компании работниках, обязательно при заполнении блока «Сведения о сотруднике» необходимо убедиться, что переключатель стоит в поле «Оформление в системе существующего работника».
Следующие два поля заполняются самой первой датой. Даже если с работником контракт несколько раз продлялся или был перевод на другую должность (профессию).
Поле «Дата приема на работу (дата заключения контракта)*» участвует в расчете рабочего года и количества дней отпуска, положенных работнику. Для этого в блоке «Действующий договор» проставьте «птичку» в чек-боксе «Были другие договора с даты приема на работу».
Важно!
Если чек-бокс не проставлен, расчет рабочего года начнется с даты в поле «Дата начала выполнения работы», то есть с даты начала работы по действующему (последнему, текущему) трудовому договору (контракту).
Пример, при заполнении базы данный выяснилось, что у нанимателя «по отпуску» есть долг перед работником:
- за 2016-2017 рабочий год – 2 к.д.;
- за 2017-2018 рабочий год – 5 к.д.;
- за 2021-2022 рабочий год – 20 к.д.
Значит ниже, в блоке «Суммарный остаток трудового отпуска (к-во дней) за предыдущий рабочий год*» необходимо проставить цифру 27.
Тогда при следующем предоставлении трудового отпуска и (или) увольнении, эта задолженность перед работником будет автоматически учтена. При предоставлении отпуска, сначала спишутся дни имеющейся задолженности.
Отпуск будет списан сервисом с начала за период с 2016-2022 рабочий год. После этого за 2022-2023 и последующие рабочие года автоматически.
При увольнении эти дни в случае неиспользования отпуска попадут в расчет количества дней компенсации неиспользованного трудового отпуска.
Важно!
В поле «Дата начала текущего рабочего года*» необходимо указать корректную дату с учетом всех имевшихся сдвижений за прошедший период.
05
Дополнительные возможности
Поскольку сервис IntellStaff все время развивается, дополнительные возможности и услуги постоянно пополняются.
Резервное копирование или еще говорят Бэк Ап (англ. backup copy) — процесс создания копии данных на носителе (сервере), предназначенном для восстановления данных в случае их повреждения или разрушения.
В сервисе IntellStaff реализовано резервное копирование по принципу 3+1
Трехступенчатое резервное копирование является одним из базовых функционалов, направленных на обеспечение стабильности и безопасности. Копии базы данных создаются: ежедневно, еженедельно и ежемесячно!
Дополнительное резервное копирование создается каждый день в 12:45. Это дает вам возможность бесследно и безопасно убрать из базы данных ошибочно введенную информацию. То, что было создано до 12:15 сохраниться.
Чтобы не переносить базу данных о структурных подразделениях и работниках вручную, воспользуйтесь функцией «импорт сотрудников из 1С».
Для этого
- На странице «Импорт сотрудников из 1С» нажать на кнопку «скачать инструкцию»
- Найти на своем компьютере архивный файл с именем «IS_1c_instruction». Как правило, браузер сохраняет в папку «Загрузки».
- Распаковать архив в удобное для вас место на своем компьютере.
- После распаковки открыть файл «Инструкция.docx» и следовать указаниям в нем. А именно:
4.1. Запоминаем место сохранения файла «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf».
4.2. Находясь в программе 1С открываем его через «Файл — открыть»
4.3. В открывшейся форме выбираем каталог в котором будет сохранен файл выгрузки
4.4. Нажимаем кнопку «Выгрузить».
4.5. В выбранном каталоге будет создан файл «Сотрудники.xlsx».
Важно!
Файл «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf» выгружает данные из нашей настройки «Моя бухгалтерия 8». Минимальная платформа для МБ 8 — 8.3.9.
Полученный файл «Сотрудники.xlsx» на странице «импорт сотрудников из 1С» импортируем путем последовательного нажатия кнопок «прикрепить» 📎 и «импортировать».
На странице «Импорт сотрудников из 1С» должен появиться список «черновиков» личных карточек работников
По нажатию кнопки «редактировать» полученные «черновики» личных карточек работников дополняем недостающими сведениями и нажимаем кнопку «сохранить».
Личная карточка работника должна отобразиться на странице «список сотрудников».
На странице меняется соответствующим образом количество штатных единиц (вакансий).