О том, что можно перевести в ЭДО, а где сохранится бумажный документооборот, какие 4 ключевых моментах, на которые надо обратить внимание при организации ЭДО в трудовых отношениях, мы писали ранее.
Сегодня мы расскажем об отличии в применении ст. 29-1 и 307-2 ТК.
часть третья
ст. 29-1 ТК vs ч. 1 ст. 307-2 ТК
Предыдущую статью мы закончили на том, что возможно ЭДО не только для случаем, прямо перечисленных в ст. 29-1ТК, но и для иных случаев (действий). Как раз один такой иной случай (действие) и предусмотрен(о) ч. 1 ст. 307-2 ТК.
В данной норме в частности предусмотрено, что дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться путем обмена электронными документами. То есть посредством ЭДО.
Некоторые специалисты усмотрели здесь коллизию между ст. 29-1 и ч. 1 ст. 307-2 ТК. Некоторые полагают, что раз ст. 307-2 ТК является специальной нормой, то для работников, выполняющих дистанционную работу, ЭДО может применяться, в том числе и для целей заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности. Мнения этих специалистов представляются ошибочными.
Коллизии между ст. 29-1 и ч. 1 ст. 307-2 ТК нет. Глава 25-1 устанавливает особые правила регулирования между нанимателями и работниками, выполняющими дистанционную работу.
Важным аспектом при разрешении возникающих сомнений относительно применения ЭДО с работниками, выполняющими дистанционную работу, является конструкция ч. 1 ст. 307-2 ТК: «дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора».
Вывод очевиден. Не все дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками, выполняющими дистанционную работу, могут заключаться посредством ЭДО.
Ответ на вопрос, что такое «дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора» содержится в ч. 6 ст. 307-1, ч. 2 - 5 ст. 307-2, ч. 2 ст. 307-3, ч. 2 - 3 ст. 307-4, ст. 307-5 ТК.
Так, в отношениях с работниками, выполняющими дистанционную работу, стороны обязаны самостоятельно определить и зафиксировать в трудовом договоре следующие условия:
- обмена электронными документами или сообщениями в электронном виде. При чем, указанные документы и сообщения должны содержать:
1.1 письменные задания
1.2 иную информацию для исполнения трудовых обязанностей
1.3 результаты выполненной работы
1.4 заявления и объяснения работника
1.5 уведомления, приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора
Обратите внимание!
Документы, связанные с изменением и прекращением трудового договора, не равно дополнительное соглашение об изменении и дополнительное соглашение о прекращении трудового договора! Документом, связанным с изменением трудового договора может быть проект дополнительного соглашения, направляемый заблаговременно для ознакомления, выработки и доведения до сведения нанимателя позиции работника по предложенным изменениям, служебные записки, заявления и др.
- об обязанности использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем
- о порядке и сроках обеспечения необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами
- о порядке и сроках представления отчетов о выполненной работе
- о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование принадлежащих работнику либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств
- о порядке возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов
- о способах и периодичности рабочих контактов
- об иных, отличных от предусмотренных в ч. 1 ст. 307-3 ТК, обязанностях нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда
- о режиме рабочего времени и времени отдыха работника либо о том, что режим рабочего времени и времени отдыха определяется работником самостоятельно
- о способах организации учета рабочего времени и времени отдыха
- о необходимости предоставления перерывов в течение рабочего дня
- о порядке предоставления отпусков
- о необходимости направления работнику копии приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на бумажном носителе
Вывод
Таким образом, дополнительные соглашения, в которых стороны фиксирует достигнутые соглашения об изменении вышеперечисленных условий, могут заключаться посредством ЭДО и после 01.01.2024. Но только при условии, что они содержат исключительно вышеперечисленные условия, и что это касается только работника, выполняющего дистанционную работу.
Если же наниматель после 01.01.2024 решит заодно в такое дополнительное соглашение «случайно вписать» добавить условие об изменении, например, размера заработной платы, такое дополнительное соглашение можно будет заключить только на бумажном носителе.
В завершение необходимо отметить, что законодатель не определяет что такое программно-технические средства, позволяющие однозначно идентифицировать работника. Полагаем, что отчет почтового сервера, распознанный и зафиксированным почтовым клиентом о том, что сообщение, содержащее служебное задание, доставлено на корпоративную электронную почту работника и прочитано им, может расцениваться как надлежащее соблюдение требований ст. 29-1 ТК при следующих условиях:
- - в организации ведется реестр корпоративных электронных адресов работников с указанием ФИО, должности (профессии) работника, для которого такой адрес был создан;
- - корпоративный электронный адрес позволяет однозначно идентифицировать работника без применения дополнительных программных средств. То есть, создан как минимум с использованием корпоративного домена и собственного имени (ФИО) работника;
- - в организации ведется журнал (имеется техническая возможность вывести отчет) о сроках отправки, доставки, прочтения сообщения адресатом;
- - в организации ведется журнал (имеется техническая возможность вывести отчет) об отказах работы почтового сервера, ошибках в отправке/доставке и прочих технических сбоях.
Оптимальным решением для целей применения ЭДО в трудовых отношениях будет являться использование порталов, где требуется идентификация пользователя по логину и паролю. При этом многопользовательский доступ не будет являться обязательным условием для целей однозначной идентификации работника в случае, когда в организации строго регламентирован перечень работников, имеющих доступ к соответствующему порталу и условия его использования. В частности, что другой работник использует портал только для целей замены «основного» работника в случае его документально подверженного временного отсутствия.
Однопользовательского доступа также достаточно для целей оперативной передачи проектов документов или ДЭВ от одного работника к другому. В частности в другой населенный пункт. При таком способе организации кадрового документооборота, первый работник может в используемом портале подготовить проект, а второй работник после получения сообщения о готовности, выгружает его на свой ПК (в свою папку на сервере). Далее, возможна работа с проектом в общепринятом в организации порядке. Проект можно распечатать и подписать, подписать посредством ЭЦП или иных аналогов собственноручной подписи и определить его дальнейшее движение и хранение согласно ЛПА о делопроизводстве (инструкция, номенклатура дел и т.д.).
Работайте с удовольствием, а рутину оставьте Intellstaff.
