За последние годы у кадровых специалистов увеличилось количество обязанностей. Последние изменения грозят если не новыми формами отчетности, то изменениями в подаче ПУ, которую необходимо сдавать в электронной форме. Ко всему нужно быстро привыкнуть и научиться вести документацию по новым правилам, иначе штраф.
Для быстрой адаптации кадровые служащие могут перенять опыт бухгалтеров. Ведь в их сфере программы автоматизации внедряются уже около 20 лет.
При чем тут кадровая отчетность?
Дело в том, что абсолютно все бизнес процессы можно оптимизировать. Цифровизация кадровой отчетности упростит работу с отчетами, улучшит контроль и защиту данных, а также поможет сэкономить время специалистов и деньги компании.
Перевод кадровой документации в электронный формат оптимизирует работу и бухгалтеров, и кадровиков и, в какой-то степени, самих работников. Полный переход в электронный документооборот (ЭДО) — это всего лишь вопрос времени.
Но что такое ЭДО?
Если в организации используется ЭДО, это означает, что создание, обработка, пересылка, хранение всех документов – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.
Отправитель создает документ в специализированной системе (программе), после чего подписывает его электронной подписью (ЭЦП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭЦП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан. Хранение также обеспечивается в электронном формате.
Электронная подпись является эквивалентом собственноручной подписи, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. А это значит, что печатать и подписывать его от руки нет необходимости. Главное чтобы документ был создан своевременно и содержал достоверные сведенья. То есть, составлен без ошибок.
Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами, сокращает время и деньги, затрачиваемые на его формирование. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими или кадровыми документами: договорами, приказами, отчетами и т.д.
Когда кадровику нужно отчитываться?
Если не брать в расчет годовую статистику и ведомственные отчеты, подавать в электронном виде отчеты неоходимо:
- При приеме на работу или увольнении работника. При чем при увольнении не позднее дня увольнения!;
- При переводе на другую постоянную работу — не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
- При приеме на работу или увольнении военнообязанного – не позднее месяца с даты приема/увольнения.
У каждого вида отчетности есть свои сроки сдачи, правила и особенности. Перед отправкой их в электронном виде нужно узнать все нюансы.
Бухгалтеры с богатым опытом не понаслышке знают каково это — адаптироваться к новому формату работы. Во многих компаниях работа кадровых специалистов легла на хрупкие плечи бухгалтеров.
Цифровизация все равно настигнет всех. Поэтому убегать и прятаться от нее бессмысленно. Лучше уже сейчас готовиться к ней и учиться формировать и отправлять отчетность в электронном формате.
Так чему кадровик может научиться у бухгалтера?
Показывать свою ценностью! Попытки создать критерии оценки эффективности кадров, проанализировать развитие профессиональных компетенций специалистов и управление ими, предпринимались не раз и не всегда с успешным результатом. С чем это связано?
Дело в том, что о «поддержке» самых значимых специалистов забыли. О многих процессах и их сложности руководитель часто и не догадывается. При том, что кадровая служба обеспечивает стабильность компании, о них компания заботится в последнюю очередь. Организация закупает новое оборудование, внедряет программы: бухгалтера уже не помнят, как зарплату считали на счетах; юристам достаточно кликнуть и получить правовую базу, у рабочих есть спец.форма и современный инструмент. А что есть у кадровика? - Офисные программы, где сам специалист выступает в образе «мага» создающего вручную собственную базу. Ошибок наниматель не потерпит, поэтому продвинутые кадровики пользуются трафаретами из бухгалтерских или иных программ, но и там нет гарантии, что информация корректная и достоверная. Людям свойственно ошибаться. Дополнительная сложность в использовании не профильных программ в том, что при доработке шаблонов и алгоритмов под себя нужна помощь программиста, а при обновлении программы нужно ждать поддержки системного администратора.
Внедрять системы автоматизации! Многие бухгалтера уже внедрили в своей работе сервис кадрового учета IntellStaff
IntellStaff - умный помощник, который знает, как повысить эффективность кадрового учета в несколько раз за счет автоматизации кадрового делопроизводства. Эта программа создана силами и энергией юристов, инспекторов, специалистов по кадрам, разработчиков законодательства о труде с 15-тилетним опытом работы.
В чем эффективность умного помощника?
INTELLSTAFF, полностью основан на законодательстве Республики Беларусь. С помощью INTELLSTAFF Вы сможете автоматизировать учет рабочего времени, движения сотрудников, ускорить выполнение рутины, снизить до минимума человеческий фактор.
Для работы с INTELLSTAFF нужен только Интернет. Вы вводите первичные данные, а дальше на их основе и в соответствии с законодательством автоматически заполняется личное дело, формируются приказы, трудовые договоры (контракты), графики, табели и т.п., которые остается только распечатать и подписать.
С INTELLSTAFF Вы всегда готовы к проверке, потому что все что нужно, будет под рукой.
INTELLSTAFF — интеллектуальный помощник, который не только автоматизирует и упорядочивает, но и следит за сроками, подсказывает, советует, обращает внимание на важные процессы. Не болеет и не ходит в отпуск.
Интерфейс INTELLSTAFF интуитивно понятен и удобен, так что работать с программой можно без специального обучения.
Что поможет упростить переход кадровика на электронный формат работы?
Для начала необходимо изучить все правила по работе с отчетностью и ведению кадровых документов.
Закрепите в ЛПА и доведите до сведения коллег, в какие предельные сроки они обязаны предоставить вам информацию для подготовки кадровых документов. Например, не позднее чем за 1 рабочий день до необходимой даты (отправки в отпуск, командировки, увольнения).
Сегментируйте данные. Например, декретниц можно отложить на потом. Тех, кто завтра увольняется, тоже. А вот новых работников сразу оформляете через сервис IntellStaff.
Для упрощения первичного ввода имеется интеграция с 1С.
Поскольку сервис IntellStaff сразу предлагает готовые решения: ПУ-2, личное дело и др. и заранее присылает напоминание на электронную почту, при регистрации укажите корпоративную почту. В таком случае на время вашего отсутствия легко передать доступ другому специалисту.
Если в вашей компании кадровая функция поделена между специалистами, вам не надо покупать дополнительное рабочее место! Просто одновременно подключайтесь по логину и паролю. Каждый будет заниматься своей работой параллельно не мешая друг другу.
