IntellStaff - это автоматизированный кадровый учет в облаке

Сервис, который проведет по кадровым процессам и подскажет, что и когда делать

Это «облако», а значит доступно в браузере с любого устройства, там, где есть Интернет

Гарантия соответствия учета трудовому законодательству Республики Беларусь

IntellStaff генерирует документы, контролирует даты продления контрактов, отпусков отчетности и т.п.

Бухгалтер и юрист компании, получают возможность больше заниматься своими прямыми обязанностями

Довольные сотрудники, порядок в документах, минимизация трудовых споров и рисков при проверках

Формирование документов «в один клик»

Личные дела, трудовые договоры (контракты), приказы, уведомления, шаблоны заявлений для печати

Присвоение кодов профессий в соответствии с ОКРБ 014-2017 автоматически

Формирование отчетов по персонифицированному учету (ПУ1, ПУ2).

Автоматизация процессов

Заполнение табеля, графиков работ (сменности)

Внедрение и фиксация режима рабочего времени для отдела или работника

Расчет дней отпуска, в том числе с учетом сдвига рабочего года

Снижение рисков

Напоминания о значимых событиях: окончание срока контракта, начало трудового отпуска, сроки подачи отчетности по персонифицированному учету (ПУ) и т.п.

Защита от ошибок и опечаток в сроках окончания контракта, расчетах продолжительности времени отпуска, рабочего года.

Экономия времени и денег

Процесс подготовки документов ускоряется в несколько раз: на формирование личного дела потребуется до 25 минут вместо 1,5 часа.

За счет встроенных алгоритмов на 90 % минимизируются ошибки и штрафы.

Экономия на ФОТ для дополнительных работников для ведения кадрового учета даже при большом штате.

Почему IntellStaff

Он для всех, кто ведет учет в кадрах и ценит свое время

Он 100% знает белорусский закон!

Он с вами 24/7 из любой точки, где есть Интернет

Он знает, как вне офиса ознакомить сотрудника с документацией и подписать ее

Он сделает за вас:
· расчет и сдвижение рабочего года
· расчет всех видов отпусков
· расчет остатков отпусков при увольнении
· заполнит трудовой договор и личное дело в один клик
· сформирует приказы, графики
· создаст табель рабочего времени
Он поможем вам:
· помнить важные события
· увеличить эффективность работы
· найти время на совершенствование и обучение персонала
· сэкономить на техническом обслуживании, дополнительном персонале и ресурсах хранения
· внедрить электронный документооборот

Почему мы уверены, что IntellStaff – это круто!

Автоматизация кадрового учёта это не роскошь, а необходимость, которая стала возможностью!

  • IntellStaff создан силами и энергией юристов, инспекторов, специалистов по кадрам, разработчиков законодательства о труде с более чем 20-тилетним опытом работы.
  • Пользоваться программой могут все, кто вовлечён в процесс для ведения кадрового учета: юристы, секретари, бухгалтеры, даже руководители.
  • Мы учли опыт и ошибки наших конкурентов.
  • Использование системы IntellStaff показало эффективность:
    • в организациях с численностью до 50 человек – при отсутствии в штате специалиста по кадрам зарегистрировано снижение ошибок на 70%;
    • в организациях с численностью от 50 до 300 человек – производительность отдела кадров выросла на 50%, а расходы на этот же отдел сократились;
    • в организациях с численностью свыше 300 человек и с высокой текучестью кадров – повысилась общая эффективность работы с персоналом, в том числе скорость подготовки и оформления документов на 75%.
  • IntellStaff является призером LEGAL TECH BATTLE 2019 – конкурса IT проектов в юридической сфере, организованном компанией REVERA
  • Мы ежедневно трудимся над тем, чтобы система IntellStaff была всегда актуальной, полезной и удобной для вашей работы.

Сколько это стоит

Выбирайте подходящий вам тариф. Тариф можно поменять в любой момент. Вы также всегда можете обратиться к нам за согласованием индивидуального тарифа.

Standart

от 95 BYN
  • Максимум работников
    50
  • Количество пользователей
    1

Проф

от 200 BYN
  • Максимум работников
    350
  • Количество пользователей
    1
  • Количество компаний
    10

Optima

от 145 BYN
  • Максимум работников
    100
  • Количество пользователей
    1

Проф+

от 400 BYN
  • Максимум работников
    550
  • Количество пользователей
    1
  • Количество компаний
    20

Business

от 195 BYN
  • Максимум работников
    200
  • Количество пользователей
    1
  • При покупке полугодовой подписки предоставляется бонус в размере 10% стоимости;
  • При покупке годовой подписки предоставляется бонус в размере 20% стоимости (безвозмездное пользование на срок от месяца до 2,5 в зависимости от оплаченного тарифа
Тариф «Демо» предназначен для ознакомления с системой IntellStaff (ее функциональностей) предоставляется безвозмездно на срок 14 календарных дней.
По истечении указанного срока, доступ к системе IntellStaff прекращается. В случае оплаты любого иного тарифа, до истечения пользования тарифом «Демо», введенные данные сохраняются (внесение достоверной информации в период использования системы IntellStaff по тарифу «Демо» позволит избежать повторного внесения данных при переходе на платный тариф).
Для корпоративных клиентов, а также компаний, оказывающих услуги по ведению кадрового учета третьим лицам, предусмотрены специальные тарифы ПРОФ. Стоимость тарифов ПРОФ рассчитывается по формуле 50 рублей в месяц при условии соблюдения хотя бы одного из двух критериев (одно обслуживаемое юридическое лицо; обслуживаемое количество работников до 100 человек). Возможны варианты установления персональных тарифов.

Что входит в ежемесячную стоимость

  • возможность ведения кадрового учета из любой точки мира
  • построение структуры организации и штатного расписания
  • автоматическое формирование и ведение графиков
  • расчет и перенос рабочего года
  • расчет и отображение количества дней отпуска (остатков отпусков)
  • автоматическое формирование и ведение табеля
  • автоматическое заполнение кадровых документов (приказы по личному составу, контракты, отчетность и т.д.)
  • уведомления о необходимости подготовить документы
  • загрузка, выгрузка сформированных документов
  • консультации по функциональностям системы
  • автоматическое обновление с учетом изменения законодательства

Видеоуроки

Как начать с нами работать?

  1. Регистрация в демоверсии IS для бесплатного тестирования (14 дней)
  2. Если что-то непонятно, можно:
    • прочитать раздел с наиболее частыми вопросами
    • посмотреть видео-уроки: самый первый урок как раз про регистрацию
    • позвонить нами и получить консультацию по телефону: +375 29 608 65 65
  3. Если в ходе тестирования Вы вносите реальные данные вашей компании, то после решения о покупке доступа к нашей программе использовать ее можно ничего не меняя и при этом получать все доступные документы

Для ознакомления с функционированием системы IntellStaff, можно загрузить Руководство пользователя.

Вопрос-ответ

Бесплатная версия (тариф «Демо») системы IntellStaff ограничит время пользования 14 днями без ограничения количества часов. Новое подключение возможно будет только после выбора платного тарифа и оплаты. Все тарифы сформированы без часовой или поминутной тарификации, без привязки к трафику. Доступ круглосуточно.

Нажмите кнопку «регистрация». Внимательно прочтите условия договора, при согласии с условиями договора, проставьте отметку в чек-бокс» и нажмите кнопку «далее». Внимательно прочтите условия «Согласия на сбор, обработку и передачу персональных данных». Нажмите кнопку далее. Заполните все обязательные поля на странице «Регистрация» и следуйте указаниям на сайте. Выберете желаемый тариф. Обратите внимание, что при выборе тарифа «Демо» вы сразу по завершении процедуры регистрации заходите в систему и можете ей пользоваться. При выборе иных тарифов, доступ в систему будет разблокирован администратором в течение 2 (двух) рабочих дней с момента оплаты Тарифного плана.

На странице входа перейдите по ссылке «Забыли пароль?». В открывшемся окне введите электронный адрес, указанный при регистрации. В случае корректного ввода электронного адреса, на него будет выслана ссылка для перехода на форму изменения пароля. Перейдя по ссылке необходимо ввести корректный электронный адрес Вашего пользователя и новый пароль. После нажатия на кнопку «Сохранить» Вы будете перенаправлены на страницу входа для авторизации новым паролем.

Зайти в систему IntellStaff. Страница профиля пользователя дает возможность редактирования ФИО пользователя (руководителя организации плательщика услуг) и его номера телефона, заданного при регистрации.
Важно! E-mail, заданный при регистрации, редактированию не подлежит.

Зайти в систему IntellStaff. Страница профиля пользователя дает возможность изменения пароля входа в систему IntellStaff. Нажмите кнопку «Изменить пароль» и в открывшейся форме введите значение текущего пароля, значение нового пароля и еще раз подтвердить новый пароль. После сохранения применяются новые данные.

В соответствии с п. 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 09.10.2019 N 688 «О переносе рабочих дней в 2020 году» организациям предоставлено право с учетом специфики производства (работы) осуществлять перенос рабочих дней в ином порядке, чем установленный постановлением. Вы можете, войдя в систему IntellStaff, на странице «праздники и переносы», раздел «графики» назначить переносы по своему усмотрению.

Если вы не закончили процедуру регистрации (не было сообщения о том, что вы зарегистрированы), продолжите регистрацию со страницы «Вход». Обратите внимание, что завершить процедуру регистрации можно в течение 14 дней с момента заполнения данных о e-mail. По истечении указанного срока самостоятельно завершить процедуру регистрации вы не сможете. Обратитесь в службу техподдержки.

При выборе тарифа стоит обратить внимание на планы развития организации, ротацию кадров, численность работников и перспективы ее увеличения. Если количество работников на момент регистрации в системе IntellStaff близко или равно предельному количеству обслуживаемых по тарифу работников, целесообразно выбирать следующий по величине тарифный план. Это поможет избежать излишних трат и потери времени при смене тарифного плана.

Все современные интернет-браузеры с последними обновлениями версий. Основные: Opera, Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox, Yandex, Internet Explorer версии 11 и выше

Пользователям IntellStaff доступен полный перечень должностей и профессий, содержащихся в ОКРБ 014-2017, в т.ч. профессии и должности, которые 01.10.2019 были исключены. Профессии и должности, которые 01.10.2019 были исключены из ОКРБ 014-2017, позволяют внести информацию о занимаемой должности (профессии) в полном соответствии с действовавшим законодательством на дату приема работника на работу (ввести в базу данных информацию о ранее принятых работников).
При этом, при выборе профессии или должности, которые 01.10.2019 были исключены из ОКРБ 014-2017, пользователь IntellStaff информируется о том, что «Данная профессия исключена из ОКРБ с 01.10.2019».

Тариф «Демо» предназначен для ознакомления с системой IntellStaff (ее функциональностей) предоставляется безвозмездно на срок 14 календарных дней. В указанный период вы можете использовать все функциональности системы IntellStaff.
Срок 14 календарных дней начинает течь с дня регистрации пользователя (ввода email и пароля). По истечении указанного срока, доступ к системе IntellStaff прекращается.
При выборе данного тарифа воспользуйтесь функционалом системы в полном объеме.

Сервис IntellStaff позволяет реализовать «частичное аварийное восстановление» несохраненных данных. Возможности восстановления зависят от возможностей браузера. Без нажатия кнопки «сохранить» серверные данные не восстанавливаются.

В случае сбоев загрузки или работы системы Intellstaff проверьте стабильность Интернет-соединения. Также необходимо очистить кэш браузера и очистить файлы cookie:

  1. Opera: Настройки – Конфиденциальность и безопасность – Очистить историю посещений – выбрать «Файлы cookie….» и «Кэшированный изображения и файлы». Нажать на кнопку удалить.
  2. Firefox: Настройки – Приватность и защита – Выбрать «Куки и данные сайтов» и нажать «Удалить данные».
  3. Chrome: Настройки – Очистить историю – Выбрать «Файлы куки…» и «Изображения и другие файлы…». Нажать на кнопку «Удалить данные».

Обратите внимание, что в зависимости от версии браузера путь и наименование кнопок могут отличаться.

Шаблоны документов в отношении организации и ее руководителя заполняются со страницы «Карточка организации».
При смене директора, необходимо не только оформить прием на работу нового директора, но и внести изменения на странице «Карточка организации».
Для этого необходимо на странице «Карточка организации» в поле «Руководитель организации», внести ФИО нового руководителя без сокращений в именительном падеже.
При необходимости изменить сведения в полях «должность», «пол» и «основание». Должность указывается с заглавной буквы в именительном падеже, а основание (например: Устава) – с заглавной буквы в родительном падеже.

Система IntellStaff является сервисом для автоматического ведения кадрового учета на основании введенных пользователем данных.

Система IntellStaff хранит данные веденые пользователем и автоматически формирует документы на основании введённой информации на текущую дату. Поскольку на документах кадрового учета проставляется собственноручная подпись руководителя организации и работника, сами документы в системе не хранятся. После создания необходимых документов, необходимо их выгрузить и сохранить на компьютере (сервере), распечатать, подписать и организовать хранение в соответствии с принятой номенклатурой дел.

Дата создания (регистрации, заполнения) документа проставляется системой IntellStaff автоматически в момент его формирования. Далее сведения, например, об издании приказов по личному составу хранятся в системе IntellStaff и доступны для выгрузки в неизменном виде.

При необходимости восстановления данных, например, в случае утраты подписанных документов, система IntellStaff снова сформирует необходимый документ на основании сохраненных в ней данных с указанием даты первичного создания (регистрации, заполнения).

Дату формирования (регистрации, заполнения), при необходимости восстановления утраченных документов, можно заменить в используемой для прочтения документов программе (Microsoft Word и т.д.).

Система IntellStaff является сервисом для автоматического ведения кадрового учета на основании введенных пользователем данных. Система IntellStaff хранит данные веденые пользователем и автоматически формирует документы на основании введённой информации на текущую дату.

При вводе информации о существующем работнике (принятого ранее до момента использования системы IntellStaff) не формируется приказ о приеме на работу. Такой приказ издается в день приема сотрудника на работу и имеет соответствующий порядковый номер и дату, собственноручную подпись руководителя организации и работника. При этом для корректного отображения информации и формировании отчета ПУ-2 по работникам, принятым до момента начала ведения учета в системе IntellStaff, вводится информация «дата приказа о приеме на работу» и «номер приказа о приеме на работу», данная информация отражается в личной карточке работника.

При необходимости есть возможность загрузить скан данного приказа на странице «Сведения о сотрудниках» в блоке «Документы по сотруднику».

Важно!

Файлы, загружаемые на хранение в личную карточку работника (в качестве дополнительных документов): не должны превышать размер 3 Мб (один файл), иметь расширение, соответствующее текстовому файлу или изображению, а также допускается загрузка не более 10 файлов.

Для корректного отображения информации при заполнении паспортных данных работника на странице  «Список сотрудников» в блоке «Личная информация — Паспортные данные»,  в поле «Кем выдан» информацию о органе выдавшем вводить в родительном падеже . Пример: Фрунзенским РУВД г.Минска.

В полях «Серия паспорта», «личный номер» и «номер страхового свидетельства» вводятся латинские буквы.

В IntellStaff сведения об отпуска аккумулируются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

При внесении сведений об отпуске на который работник имеет право, количество дней отпуска суммируется автоматически.

В IntellStaff внедрены алгоритмы которые осуществляют расчет положенных дней отпуска автоматически на основании табеля учета рабочего времени.

Пользователю достаточно при предоставлении отпуска указать дату начала и желаемое количество дней.

Далее автоматически формируется период отпуска с учетом, информации о праздниках и переносах, правила сдвижения рабочего года. Сдвижение рабочего года осуществляется автоматически в соответствии со ст. 165 ТК.

По умолчанию в сервисе сотые числа при округлении не учитываются. Числа до 0,49 из подсчета исключаются. Данное правило применяется при расчете количества полных отработанных месяцев и при итоговом расчете дней причитающегося отпуска.

При этом правило округления можно изменить. Для этого на странице «Карточка организации» в блоке «Отпуск» необходимо проставить чек-бокс «Учитывать сотые при округлении остатков отпуска». В этом случае при расчете отпуска в округлении будут учитываться сотые числа. А значит, числа от 0,45 до 0,49 не будут исключаться из подсчета.

IntellStaff формирует шаблонные документы и учитывает потребности максимально широкого спектра пользователей. Данный шаблон использован разработчиками на основании анализа 20-летей судебной практики. С целью защиты интересов пользователей и в случае предоставления работникам различных видов трудовых отпусков, IntellStaff предлагает и при сохранении данных, отражает в проекте приказа предоставленные работнику трудовые отпуска. Удалить детализацию из проекта приказа можно после выгрузки Word, если иные виды дополнительного трудового отпуска кроме за работу по контракту не используются.

Чтобы не переносить базу данных о структурных подразделениях и работниках вручную, воспользуйтесь функцией «импорт сотрудников из 1С». Для этого на странице «импорт сотрудников из 1С» нажмите кнопку «скачать инструкцию». В паке «Загрузки» откройте выгруженный zip файл и распакуйте его. Вы должны получить файл «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf» и файл «Инструкция.docx».

Далее следуйте указаниям Инструкции:

  1. Запоминаем место сохранения файла «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf».
  2. Находясь в программе 1С открываем его через «Файл — открыть»

В открывшейся форме выбираем каталог в котором будет сохранен файл выгрузки

  1. Нажимаем кнопку «Выгрузить».

В выбранном каталоге будет создан файл «Сотрудники.xlsx».

Важно!

Файл «ВыгрузкаДанныхСотрудников_v0.epf» выгружает данные из нашей настройки «Моя бухгалтерия 8». Минимальная платформа для МБ 8 — 8.3.9.

  1. На странице «импорт сотрудников из 1С» выгруженный файл «Сотрудники.xlsx» импортируем путем последовательного нажатия кнопок «прикрепить» 📎 и «импортировать».
  2. В полученные «черновики» личных карточек работников довносим недостающие сведения (при необходимости).

Наши партнеры

  • alfa-bank
  • bapb
  • edin
  • igrow-by

Наша команда

Екатерина Грубинова

Екатерина Грубинова

автор IntellStaff

Юрист, эксперт в области трудового права, медиатор, автор порталов jurist.by, ilex.by, businessinfo, spok.by, espot.by и других. Екатерина обладает опытом автоматизации бизнес-процессов и построения эффективной кадровой функции.

Вадим Григорьев

Вадим Григорьев

сооснователь IntellStaff

Эксперт в сфере оплаты труда, автор статей и пособий, участник рабочих групп по разработке нормативных правовых актов в сфере трудового права. В компании отвечает за соответствие расчетных механизмов и генерируемых сервисом документов действующему законодательству.

Татьяна   Дайлид  

Татьяна   Дайлид  

сооснователь IntellStaff

Управляющий партнер группы компаний Resolva, специалист в области бухгалтерии и финансов, автор обучающих семинаров и статей на probusiness.io, ilex.by и пр. В компании отвечает за финансы и контроль качества сервиса.

Блог

Полезные статьи на тему упавления персоналом

Установите порядок в кадровом учете и поддерживайте его без усилий

Вместе с IntellStaff

Контакты

Бесплатная демонстрация сервиса в zoom.
Зарегистрироваться