Продолжение
Начало читайте в статье «Электронный документооборот в кадровом производстве»
Для успешного внедрения системы электронного документооборота, надо понять с чего начать, по каким критериям отбирать поставщика, как оценить эффективность. Предлагаем готовый алгоритм действий по внедрению системы электронного документооборота.
Этап 1
Определите работу с какими документами необходимо оптимизировать, какие бизнес-процессы будут затронуты и деятельность каких структурных подразделений предполагается автоматизировать.
Безусловно, если в организации не налажен бумажный документооборот, то сразу браться за электронный не имеет смысла. Сперва необходимо восстановить кадровое делопроизводство, исправить допущенные ошибки, формализовать процессы, а потом уже переходить к электронному документообороту. Хотя иногда эти процессы можно объединить.
Важным на первом этапе является выбор ответственного лица за внедрение системы электронного документооборота, определение его полномочий. Стоит учесть количество закупаемых рабочих мест (лицензий, подписок), будет ли в дальнейшем система распространяться в филиалы и дочерние организации, и каков оптимальный финансовый план-график.
Этап 2
Сформулируйте требования к системе и организации производителю, а также соберите все доступные материалы, чтобы отобрать круг предложений, с которыми вы планируете работать.
Среди требований к системе должны быть следующие:
- функциональность;
- безопасность;
- удобный интерфейс;
- наличие подробной документации.
Что касается выбора производителя, то здесь необходимо руководствоваться присутствием квалифицированных специалистов, принципами обслуживания и поддержки.
Опираясь на документы первого этапа и информацию второго можно заранее подготовить список вопросов для разговора с производителем.
Этап 3
Изучите предлагаемые системы на практике! Задавайте вопросы специалистам поставщика. Просите подтвердить ответ демонстрацией. Постарайтесь пообщаться с компаниями, уже внедрившими у себя электронный документооборот. Выясните, предоставляет ли поставщик техническую поддержку и проводит ли обучение.
Этап 4
Разбейте сам процесс внедрения на этапы. Например:
- описание схемы движения документов, составление их номенклатуры;
- подготовка необходимых справочников, классификаторов, инструкций;
- внедрение и первичный ввод данных;
- обучение работников организации;
- опытная эксплуатация.
- окончательная настройка системы с учётом недочётов, выявленных во время опытной эксплуатации.
Начните с однопользовательских версий. Необязательно сразу приобретать дорогостоящую систему на полное число рабочих мест.
Продолжение читайте в статье «Оценка эффективности внедрения»
