Десять лет назад вступил в силу Закон Республики Беларусь № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». За это время электронные документы могли бы в полной мере стать распространённой формой документооборота, но не стали. Мы с вами можем наблюдать применение электронного документа в области отчётности, при работе с банками, нередко электронный документ встречается в IT-организациях, но широкого распространения оно не приобрело. В чём же причина и есть ли основания полагать, что тенденция измениться?
Причин несколько. В первую очередь необходимо обратить внимание на инструментарий. На белорусском рынке уже несколько компаний представляют услуги по внедрению электронной цифровой подписи, если заглянуть на годы назад такого разнообразия не наблюдалось. Сам же инструмент стал намного доступнее. Не обязательно тягаться с флешками или быть привязанными к конкретному оборудованию. Сами программы стали понятнее и удобнее. А, во-вторых, усовершенствовать практика применения права. Многие судьи уже признают электронный документ как надлежащее доказательство.
Что же касается тенденций, то 2020 год поменял подход к организации работы во многих компаниях. При использовании удалённого труда внедрение электронного документооборота становится необходимостью. Создание бухгалтерской первички, направление работника в командировку или отпуск, оформление изменений условий труда благодаря цифровой трансформации становиться вопросом минут, а не часов.
Электронный документ приравнен к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 1 ст. 22 Закона). Следовательно, требование законодательства о труде к письменной форме документов может быть исполнено при составлении электронного документа, а требование к получению соответствующей подписи – путём проставления ЭЦП.
Например, с применением электронного документа можно организовать:
— заключение (изменение) трудового договора, продление контракта;
— направление на работу, в т.ч. в другую местность (командировка);
— привлечение к работе в выходной день или при предоставлении отгула;
— оформление отпуска.
Так как законодательство не предъявляет требования способу передачи документов, то их передача возможна путём электронной почты, SMS, ICQ или другими средствами связи. Однако сложно говорить о достаточности применения вышеуказанных средств электронного обмена информации, поскольку в большинстве случаев доподлинно подтвердить получена ли информация именно адресатом или другим лицом нельзя.
В свою очередь использование современных сервисов (например, https://edn.by/) позволяет не только отслеживать принятие и подписание документа, но и реализовать функции хранения, каталогизации и обеспечения удобного поиска электронных документов.
Кадровое делопроизводство может быть автоматизировано с применением сервиса IntellStaff
Intellstaff — это продукт позволяющий кадровые действия воспринимать как заполнение базы данных Создание документов, каталогизация и поиск автоматизируется с помощью самой системы. В один клик вы будете получать необходимые договоры, приказы, табели в формате word или excel. Остается только подписать и направить их адресату.
Продолжение читайте в статье «Как внедрить электронный документооборот»
