Молодые компании, начиная деятельность в условиях небольшого стартового капитала и отсутствия на первых порах прибыли, стремятся экономить, в том числе и на специалисте по кадровому делопроизводству. При этом они берутся оформлять взаимоотношения своей компании и работников самостоятельно: благо, интернет снабдит всевозможными образцами документов. Как правило, руководители не проверяют скачанные из интернета контракты ни на соответствие действующему законодательству, ни на согласованность и логику самого текста, ни на цифры. В результате чего происходят «смешные» для юристов и плачевные для бизнесменов ситуации.
Приведем самые распространенные и дорогие ошибки:
- Трудовой договор (контракт) не содержит обязательные условия:
Пример: В договорах часто не указываются:
— размер оплаты труда, в т.ч. размер тарифной ставки (тарифного оклада), размер повышений, надбавок, доплат, действующих в организации;
— обязанности сторон не позднее чем за один месяц до истечения срока действия контракта письменно предупредить другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения на условиях контракта либо трудового договора на неопределенный срок;
— обязанности нанимателя проводить аттестацию работника не реже одного раза в три года;
В данном примере нанимателем нарушены нормы ст. 19, 261-2 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК), постановление Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 N 1180 (ред. от 20.12.2019) «Об утверждении Примерной формы контракта нанимателя с работником», постановления Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 N 155 (ред. от 21.11.2019) «Об установлении примерной формы трудового договора».
Последствия: Сумма штрафов, налагаемых на должностных лиц достигает в некоторых случаях 100 БВ. Максимальный размер штрафов, налагаемых на физических лиц, может составлять сумму до 200 БВ, а на организации – до 1000 БВ. Для наглядности 20 БВ (самая распространенная сумма штрафа) составляет 215$; 100 БВ – 1 074,00$; 1000 БВ – 10 740,00$.
Вывод: Трудовой договор должен быть оформлен в соответствии с законодательством, чтобы не создавались риски.
- Устные договоренности письменно не зафиксировали.
Пример: Принимая человека на работу, стороны часто сходятся на «посмотрим, как пойдет», а пункт контракта, в котором предварительное испытание забывают внести, согласовывая его лишь устно. Пока с работником не возникает конфликтов, и вас все устраивает в его работе — все хорошо. Но как только возникает желание расстаться – оказывается, что возможности прекратить трудовой договор в соответствии со ст. 29 ТК у вас нет, т.к. отсутствие в трудовом договоре условия о предварительном испытании означает, что работник принят без предварительного испытания.
Последствия: Либо вам предстоит долгий торг, либо придется терпеть друг друга до конца контракта. А если это был трудовой договор на неопределенный срок – и того дольше. В случае любого недовольства работник обращается в суд. Судебной практике хорошо известны случаи, когда попытки найти взамен другое основание увольнение приводит к восстановлению работника на работе, выплате ему среднего заработка за время вынужденного прогула или выплате возмещения в размере десятикратного среднемесячного заработка (ст. 243 ТК).
Вывод: Практика copy-past ведет к большому количеству ошибок. Лучше использовать сервисы, которые потребовав от вас заполнения обязательных полей, сформируют документ корректно и в строгом соответствии с законодательством.
- Человеческий фактор, простая невнимательность (описки, ошибки, неточности) при составлении контрактов.
Пример: Просто копировали из одного контракта в другой, и оплата перенеслась от другого работника (в неденоминированных рублях, без учета индивидуальных особенностей). Или оплата перенеслась некорректно — указываем цифрами 600,00 рублей, а в скобках прописью остается (девятьсот).
Последствия: убытки, убытки и еще раз убытки! Представьте, если ваш работник заявит, что вы договаривались на 900,00 рублей, а ошибочно указана цифра 600,00. И мало будет по суду доплатить. Как дамоклов меч над вами нависают доначисления по налогам и вносам, штрафы и пени.
Пример: При беглом наборе текста ваш работник пишет в контракт, что он «заключен сроком на 1 (один) год с 02.03.2021 по 02.03.2022».
Последствия: Все! Долгие месяцы суда в тщетных попытках доказать какой все-таки срок действия контракта был согласован сторонами – год или год и один день – вам обеспечены. А это опять убытки и потеря времени.
Вывод: Как мы уже говорили, уходите от практики copy-past. Используйте сервисы, которые сформируют документ корректно и в строгом соответствии с законодательством.
- Работники не уведомляются о времени начала трудового отпуска
Пример: График отпусков, которым должна определяться очередность предоставления трудовых отпусков в организациях часто ленятся вести (ст. 168 ТК). Мотивируя тем, что все равно каждый пойдет, как хочет. А уж уведомлять работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней и подавно забывают (ст. 169 ТК).
Последствия: Уже одним этим работник может обосновывать свое требование об увольнении в связи с нарушением законодательства о труде с выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка (ст. 41, 48 ТК). Кроме того, в разы повышается риск несвоевременной выплаты среднего заработка за время трудового отпуска (ст. 176 ТК).
Вывод: Конечно, можно и дальше вручную отслеживать сроки и писать себе записки, ставить напоминания. Но лучше использовать сервис, который самостоятельно отследит сроки и заблаговременно напомнит о необходимости оформить документы.
Разумеется, бывают разные ситуации. Однако следует помнить, что проверки никто не отменял, а они могут быть и будут: выборочные внеплановые, при ликвидации компании и т.д. Проверки проводятся путем изучения организационно-распорядительных и финансово-бухгалтерских документов. За нарушение при ведении кадрового делопроизводства законодательством Республики Беларусь предусмотрено наложение штрафа от 2 до 100 базовых величин. И это только то, что вы можете отдать в бюджет, а есть еще моральный и материальный ущерб работника.
Ведь нередко ошибки в контрактах стоят гораздо дороже, чем услуги опытных специалистов, а время, потраченное на «бумажную работу», если она вам не близка и не интересна, — это деньги, которые вы могли бы заработать любимым делом.
Мы разработали и сами используем сервис IntellStaff, с которым вся кадровая документация создается очень быстро, соответствует законодательству Республики Беларусь и страхует нас от рисков, связанных с кадровым учетом.
