Новые вызовы требуют эффективных изменений в управлении бизнесом. Но адаптироваться успешно – и, главное, вовремя! – получается не всегда. Существенно сократить срок модернизации управленческих процессов можно с помощью готовых решений. На рынке существует большой выбор самых разных инструментов автоматизации – от небольших CRM до глобальных ERP-систем. Пугающие аббревиатуры, не правда ли? А вот и ещё одна – SaaS, или так называемый «облачный» сервис. Который, кстати, является оптимальным решением для малого и среднего бизнеса, если сравнивать с покупкой классической «коробки». Обновление и поддержка такого продукта входят в стоимость подписки (абонентскую плату), а внедрение не требует специальных знаний или наличия программиста. Для успешного перехода необходим всего лишь четкий план действий, и в этой статье мы его вам предоставим.
Вводную часть опустим. Представим, что вы уже:
- определили цели и требования;
- выбрали подходящее решение (поставщика);
- выделили бюджет.
После этого вам осталось сделать всего 7 шагов:
- Создайте команду проекта
Успешное внедрение требует обоюдных усилий: как со стороны поставщика, так и со стороны заказчика. Сформируйте команду, состоящую из проектного менеджера, технических специалистов (при необходимости) и ключевых пользователей из разных отделов. Это обеспечит межфункциональное взаимодействие и лучшее понимание потребностей бизнеса.
Если вы относитесь к малому бизнесу – назначьте одного ответственного за внедрение.
- Разработайте график внедрения
Определите ключевые этапы процесса внедрения. Как правило, все начинается с заполнения базы данных (ввода информации или переноса из другой системы/систем). Сам процесс переноса также может быть автоматизирован. В любом случае, предварительно сегментируйте информацию и обозначьте приоритетность.
Например, при внесении информации о сотрудниках в IntellStaff вы можете не вносить тех, кого в ближайшие дни планируете уволить. Так называемых «декретников» отложите на самый последний момент. Если заполняете базы вручную, выделите для этого 30-50 минут в день в своей оперативной работе.
Используйте инструменты управления проектами для отслеживания выполнения задач (при их наличии).
- Настройте систему
Настройте параметры выбранной к внедрению системы в соответствии с вашими бизнес-процессами. Например, в сервисе IntellStaff требуется выбрать правило округления.
Обеспечьте интеграцию с существующими системами. Даже при наличии технического решения для интеграции со стороны поставщика вам может не хватить прав доступа к ним. Убедитесь, что подобная проблема не возникнет, и лишь затем приступайте.
- Обучите пользователей
Создайте обучающие материалы и проведите тренинги для пользователей. Убедитесь, что все сотрудники знают, как эффективно использовать новое решение.
Большинство поставщиков SaaS предлагают свою помощь в процессе обучения, заранее записывают видеоуроки, готовят руководства, базы знаний и ответы на часто задаваемые вопросы.
Однако ни один поставщик не может организовать ваш внутренний процесс обучения. И не забывайте, что обучать надо не только активных пользователей внедряемого решения, но и тех,
- Адаптируйте бизнес-процессы
Самая частая претензия заказчика к любому поставщику звучит довольно общо: не работает. Однако за этой фразой очень часто скрываются а) неготовность пользователей менять собственные привычки и б) отсутствие контроля со стороны руководства, проектного менеджера. Работа проектного менеджера (ответственного за внедрение) закончится тогда, когда все пользователи примут изменившиеся условия и привыкнут к ним.
Задайте 3 простых правила:
- Установите крайние сроки предоставления информации (документов, сведений), подлежащей автоматизации. Например, заявления от сотрудников о предоставлении или переносе отпуска предоставляются в отдел кадров не позднее чем за два дня до запланированной даты начала отпуска. Заявления, поданные с нарушением установленного срока, не принимаются. Даже если на них стоят все необходимые визы и подписи.
- За час до окончания рабочего дня осуществляется проверка: вся ли информация и данные внесены в SaaS или нет. Все ли соблюдены предварительные процедуры, которые позволяют пользователем принять решение о внесении информации в SaaS. При необходимости довнесите необходимую информацию. Как показывает опыт внедрения IntellStaff, на такую корректировку требуется не более 10–15 минут.
- Ответственность за нарушение сроков предоставления (документов, сведений) лежит на виновном: работник не идет в отпуск в желаемый день, снижается % премирования и др.
Адаптируйте свои внутренние регламенты (ЛПА) под изменившиеся процессы с учетом внедрения SaaS.
- Организуйте мониторинг и поддержку
Создайте службу поддержки для пользователей или используйте доступные каналы связи для оперативного решения возникающих проблем с поставщиком. Пользователи должны знать, что поставщик всегда готов помочь им в решении задачи или проблемы. Помните: поставщик SaaS заинтересован в получении объективных и оперативных данных о работе системы, отзывах пользователей. Это позволить ему сделать продукт более удобным и функциональным – и, как следствие, еще больше упростить процесс внедрения.
- Замеряйте эффективность
Чтобы избежать субъективности в оценке, измерьте «скорость» работы, количество ошибок (сбоев), частоту потери данных, просрочки задач до начала внедрения и после.
Внедрение SaaS — комплексная задача, которая требует тщательной подготовки и планирования. Следуя нашему пошаговому руководству, вы сможете успешно интегрировать облачное решение в бизнес-процессы вашей компании и эффективнее достигать поставленных целей. Постоянный мониторинг и адаптация – ключ к успеху в быстро меняющемся мире.
