Мы ежедневно пользуемся облачными технологиями, а сама фраза «я храню данные в облаке» уже никого не вводит в ступор. Несмотря на это само понятие остается размытым и абстрактным. Особенно популярны стали «облака» после наступления новой реальности, продиктованной COVID19, и вынужденного изменения ежедневных процессов в частной и корпоративной жизни.
Облачные технологии и оптимизация на их основе – о чем это?
Как в свое время открытие электричества дало новый толчок в развитии всех сфер производства и быта, так основанные на Интернет-ресурсах технологии являются мощнейшим импульсом, позволяющим упростить бизнес-процессы, сохранить или даже повысить доходность компаний и улучшить качество жизни каждого. Мало кто уже представляет себе жизнь без электронной почты, удаленной работы с документами и хранения данных (Google Drive, OneDrive, Dropbox), сервисов для создания заметок и совместной работы над задачами (Trello, Jira, Evernote), онлайн-магазинов приложений (Google Play, App Store и Microsoft Store) и, наконец, облачного хостинга — размещение сайта в «облаке».
Суть значения облачных технология может прояснить вот этот диалог, который мы подслушали недавно:
— А что такое облачная оптимизация?
— Это когда ты из любого куста можешь работать со своими данными, главное, чтобы был интернет.
С чего начинается облачная оптимизация?
Первое «облако», которое появляется в компании, это чаще всего сайт. Потом в какой-то момент, чаще всего на этапе роста, компания приходит к идее оцифровать большинство своих внутренних бизнес-процессов. Признаком действительной оптимизации является логичная увязка всех процессов в одну систему, их автоматизация, обеспечение бесперебойной работы и настройка контролей, которые защищают от ошибок.
Например, есть процессы набора работников на работу, учета рабочего времени, подачи отчетности, коммуникация между сотрудниками – все это автоматизировано, но не связано между собой. В таком случае можно внедрить систему, которая «свяжет» все перечисленное в единый процесс от оформления приема на работу сотрудника до подачи отчетности.
Как это выглядит на практике?
Для примера можно рассмотреть наш проект IntellStaff. Это платформа, которая сама проведет вас по кадровым процессам и подскажет, что и когда делать. Как мы и говорили выше: от приема сотрудников до квартальной и годовой отчетности. С помощью сложных математических алгоритмов анализа данных мы обеспечиваем пользователю автоматизацию процессов формирования личных дел, трудовых договоров (контрактов), заполнение графиков и табеля учета рабочего времен, расчета всех видов отпусков и их остатков, сдвижения рабочего года, формирование отчетов. Получается быстро, надежно и без ошибок.
Наш проект является цифровым сервисом. Не только сама услуга, но и все внутреннее обеспечение — бизнес-процессы, статистика, данные пользователя и документооборот в компании представлены в цифровом виде. В то время когда полным ходом в бизнесе внедряются digital процессы (CRM, SMM, облачный бухгалтерский и налоговый учет и т.д.), компании продолжают платить за ручное ведение кадрового учета. Приоритет в нашем проекте — максимальная цифровизация и автоматизация, чтобы сберечь умы и время коллег.
Давайте посмотрим, как это выглядит на примере приема на работу сотрудника:
Пользователю необходимо заполнить один единственный документ – личную карточку работника. Процесс заполнения личной карточки работника автоматизирован – после выбора отдела, к которому будет относиться работник, становится доступен список для выбора вакантных должностей (профессий) в отделе. А, при выборе должности (профессии) в форму создания работника автоматически подгружаются значения отпусков и режима рабочего времени профессии. В момент сохранения личной карточки работника происходит автоматическое заполнение всех кадровых документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу, личный листок по учету кадров, внутренняя опись личного дела и т.д.) Просто, молниеносно, в сравнении с классическим ручным трудом, обеспечивается правильность заполнения всех 9-и документов и 3-х журналов, обязательных при приеме на работу, высвобождается время для коммуникации, контроля, анализа и т.д.
До внедрения облачного сервиса один из наших клиентов вынужден был иметь в штате 4-х работников, единственной работой которых было оформление приема и увольнения продавцов.
Облачная оптимизация бизнеса уникальна для каждой компании и зависит не только от размера компании, но текучести кадров, объема документооборота. Компании с численностью сотрудников от 20- до 100 находятся в самом выгодном на наш взгляд положении – они мобильны и гибки. Эти компании наиболее успешно тестируют все новое и с легкостью это внедряют. Компании с большей численностью получают возможность существенно снизить затраты путем замещения ручного труда автоматизированными решениями.
Зачем все это, если и так работает нормально?
Желание сохранить “все как есть” — нормальная реакция. Часто люди думают, что облачная оптимизация требует существенных расходов на внедрение. Поэтому довольно часто включается защитная реакция: «Зачем мне тратить свое время и деньги сейчас? Пусть другие тратят, а я посмотрю, что у них получилось. И, если что, сделаю так же».
Но такая стратегия догоняющего становится губительна в эпоху цифровых технологий! Идея, что пусть кто-то другой все это попробует, а я после догоню, хорошо работает, если ты уверен, что успеешь догнать. Но мы все уже в цифровом водовороте и можно запросто свалиться, не успев догнать ни конкурентов, на партнеров.
Часто встречаются ситуации, когда инициатором цифровизации становятся твои партнеры. Например, вы работаете с торговыми сетями. Крупные сети говорят: «Ребята, информация о принимаемых на работу теперь на электронной площадке. Ждем от вас необходимые документы до конца дня». А дальше у тебя выбор. Ты можешь бросить другую незаконченную работу и начать вручную обрабатывать информацию и формировать документы о приеме на работу или можешь настроить автоматизированный сервис.
История из жизни — строительная компания набирала в один день бригаду из 25 человек, чтобы в этот же день отправить их на объект в другой город. С использованием автоматизированной платформы время на оформление на работу одного работника заняло 7 минут, а всей бригады 3 часа.
