Сэкономленные деньги – заработанные деньги.
Г. Форд
Продолжение
Начало читайте в статье «Что такое цифровая трансформация для бизнеса»
Основной предпосылкой для цифровой трансформации кадрового учета является высокий уровень конкуренции на рынке и ограниченная емкость рынка. Иными словами, рынок уже поделен и каждый занимает свою нишу. Задача любой компании – добиться стабильного качества с минимальными затратами. Цифровая трансформация позволяет предприятию повысить свою конкурентоспособность за счет управления процессом и качественными характеристиками продукта на основе анализа собранной информации. Каждый день спрос на обновление только растет. Клиенты ждут, что любое пожелание будет оперативно выполнено. Если компания не может отвечать этим высоким требованиям, не способна адаптироваться, она обречена на банкротство.
| Цифровая трансформация нужна чтобы упрочить свои позиции на рынке либо выйти на новый рынок. |
Важнейшим этапом цифровой трансформации бизнеса является цифровая трансформация кадрового учета. Везде, где есть наемный труд, кадровая документация обязательна!
Все мы знаем, что при большом количестве информации, сжатых сроках и ручной ее обработке неизбежны описки, опечатки, ошибки в расчетах. Следствие – неправильный бухгалтерский и налоговый учет, нарушение законодательства, штрафы, пени, суды. Значит, сроки и корректность составления кадровых документов имеют немалое значение для обеспечения безопасности бизнеса.
Ошибки в кадровом учете дорого обходятся бизнесу. Например, при увольнении работника ему выплатили отпускные за 6 дней трудового отпуска, не верно проведя исчисление продолжительности отпуска. Работнику следовало оплатить за 16 дней отпуска. С учётом средней заработной платы по стране такая ошибка при увольнении обойдётся минимум в 500,00 рублей. Уже через 3 месяца цена ошибки увеличиться до 2 000,00 рублей, поскольку на основании статьи 78 ТК будет подлежать мультипликации за задержку выплаты.
С опасной ошибкой мы можем встретиться и при обычном переносе данных из контракта или штатного расписания, например, отразив размер надбавки или доплаты в приказе (и в дальнейшем учёте) меньше, чем причитается работнику. В таком случае возникает не только проблема налогообложения (затрат), но и основание для расторжения контракта по требованию работника. Это повлечёт выплату 3 среднемесячных заработных плат (ч. 5 ст. 261-5 ТК). Помимо этого выплаты работнику придётся проиндексировать (п. 3 Указа Президента Республики Беларусь от 30.08.1996 № 344 «О своевременной выплате заработной платы, пенсий, стипендий и пособий»).
Частота ошибок возрастает, когда кадровые изменения касаются большого количества работников (увеличение зар.платы, изменение форм докумнетов и т.д.).
Своевременность, оперативность и минимизация прямых финансовых потерь – вот, что дает бизнесу цифровая трансформация кадрового учета.
| Избавление от рутины повышает вовлеченность работника в бизнес-процессы, эффективность процесса подбора персонала, его адаптации, улучшает качество его работы. |
Цифровая трансформация бизнеса позволяет встать в один ряд с такими гигантами как Panasonic. Стремление поддержать здоровье работников и дать им возможность реализовать свои личные интересы (хобби, волонтёрство, подработки, обучение) опираясь на цифровые технологии позволило Panasonic ввести четырёхдневную рабочую неделю. Такая практика показала повышение производительности и улучшения баланса между работой и личной жизнью у граждан [1]. И это вторая выгода для бизнеса от цифровой трансформации кадрового учета.
Кроме того, с ноября прошлого года действует закон о защите персональных данных. Закон требует обеспечить сугубо целевое использование и распространение персональных данных внутри компании. А, значит, доступ к информации должен быть защищен и ограничен. Для этого оптимально подходят облака. И работать можно удаленно (читай экономия аренды, коммунальных затрат и т.д.), и доступ есть только у авторизированного пользователя (кадровик, директор), и резервное копирование защитит от потери информации.
Все знают, что недисциплинированность работников — это как раз первый шаг к проблемам, особенно к проблемам с людьми. Освоение новых средств обработки и автоматизации данных — это изменение мышления персонала, в некоторой степени это процесс обучения. Сам по себе переход с обычной методики ведения документов на новый цифровой подход повышает уровень внутреннего контроля и исполнительской дисциплины, позволит не только заново пересмотреть цикл и состав документооборота, но и посмотреть на него под новым «свежим» углом.
Обобщая все это можно сделать вывод, что цифровая трансформация кадрового учета это важный этап перехода от традиционного бизнеса к цифровому. Даже промежуточный этап автоматизации позволит директору сэкономить ресурсы, защитить свои нервы и здоровье, повысить плодотворность каждого из работников и эффективность предприятия в целом. Компания и ее директор заработают положительную репутацию, станут более привлекательными на рынке труда.
В качестве позитивного примера такой трансформации можно привести компанию «Беляевы и партнеры».
ООО «Беляевы и партнеры» в последний год стало осваивать и такой вид автоматизации, как цифровая трансформация кадрового учета. «Благодаря IntellStaff мы значительно снизили затраты времени на обработку кадровой документации и вероятность возникновения ошибок. IntellStaff не просто помогает готовить документы, он дисциплинирует, напоминает, знает все нормы законодательства. Используя этот облачный сервис теперь есть возможность вести правильно кадровый учет как своей компании, так и оказывать услуги кадрового учета для наших клиентов.».
[1] https://asia.nikkei.com/Business/Business-trends/Panasonic-joins-Japan-s-budding-shift-toward-4-day-workweek
