Кот из дома — мыши в пляс.
Вид и способ контроля всегда выбирает наниматель в зависимости от правовых, технических, экономических возможностей, своих потребностей и целесообразности. Осознав цели контроля и его суть, наниматели смогут выбрать тот либо иной способ контроля.
Сначала выбираем вид контроля. Первый и самый простой — устный. Чаще всего используется непосредственными руководителями для узнавания промежуточного состояния работы. Но такой вид контроля малоэффективный, т.к. не имеет никакой фиксации, а, следовательно, опорных точек. Второй вид — письменный. Самый затратный. Требует длительного времени на заполнение и анализ всех видов документов (отчетов). Адаптация под изменившиеся обстоятельства, актуализация с учетом наработанной практики также требует много времени. Третий вид — программный (электронный). Этот вид контроля используется при помощи программных решений, начиная с обычной Excel-таблицы и заканчивая CRM-, ERP-системами.
Выбрав тот или иной вид контроля (комбинируя их), необходимо определить периоды (этапы) контроля. Первый этап контроля — перед началом работ. Тот случай, когда оценивается концепция и план работы. Второй этап — контроль во время выполнения действий, когда уже что-то делается и нужно сверить правильность движения. И третий — проверка по факту выполненных задач.
Итак, определившись с целями, видами и этапами контроля, компания может выбрать удобный для него способ или способы контроля:
| 1. Планерки (совещания, митинги, онлайн-встречи) | Территориальная удаленность и время, необходимое для того, чтобы всех собрать убивают эффективность.
При этом онлайн-встречи позволяют решить проблему территориальной удаленности. |
| 2. Видеонаблюдение | Позволяет получить круглосуточный контроль над всеми в рабочей зоне. Однако это сложный и дорогостоящий способ. В ЛПА необходимо детально описать случаи, когда осуществляется запись, и цели, для которых она может быть использована. |
| 3. «Тайный покупатель». | Чаще всего используется в организациях розничной торговли. Но может использоваться для целей контроля online продаж. Эффективность напрямую зависит от творческих способностей контролера. |
| 4. KPI (нормирование труда). | Требует четкой отстройки внутренних процессов в компании, т.к. устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. |
| 5. «Доска почета». | Мало просто установить нормы труда (KPI). Важно наглядно отобразить достигнутые показатели. Это позволит максимально оперативно увидеть момент, когда происходит сбой, и оперативно устранить его причины, предотвратить нежелательные последствия. |
| 6. Прослушивание телефонных звонков. | Прослушивание записей должно быть регламентировано так же, как и видеонаблюдение. |
| 7. Отчеты. | Для целей контроля (подачи отчетности) большого количества задач целесообразно использовать различные CRM-, ERP-системы. Многие из них уже находятся в облаке. |
| 8. Рабочее время и действия. | Следить online за рабочим временем можно тремя способами:
1 — это контроль прихода и ухода с работы через установку электронных проходных. 2 — это установка на компьютеры специальных программ, фиксирующих время начата и окончания работы, какие ПО открывались, сколько времени в каждой из них работал работник. 3 — ведение кадров (учета) online. Повышается дисциплина труда (вынуждены своевременно вносить сведения), сокращается время на составление отчетности (табеля, ПУ и т.д.), обеспечивается достоверность учета и оперативность принятия решений по результатам контроля. |
| 9. GPS. | Подходит для контроля работников, чей труд носит разъездной (передвижной) характер. |
| 10. Экзамены (аттестация). | Хороший способ объективной оценки уровня профессиональной подготовки, деловых и личностных качеств, результатов практической деятельности работника. Обеспечивает качество подбора, расстановки и подготовки работников. |
Не забывайте о возможностях реализовать выбранные меры! В противном случае фиктивный контроль принесет исключительно увеличение затрат!
Эффективность самого контроля оценивается по следующим показателям:
— периодичность проведения контроля: контроль должен проводиться строго в соответствии с установленной периодичностью. Допускаются внеплановые контрольные действия, но не по принципу «сегодня хочу, завтра не хочу»;
— принятие мер реагирования: даже если все идет по плану и никого ни поощрять, ни наказывать не будут, результаты контроля должны быть известны не только руководителю, но и работникам.
